DATENERFASSUNG | Ob manuell oder elektronisch -
wir digitalisieren (fast) alles

Form, Farbe, Material und Zweck – egal, um welche Art von Beleg es sich handelt, wir erfassen die von Ihnen gewünschten Daten kostengünstig und schnell. Selbst mit E-Mails, SMS oder Tonaufzeichnungen sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Auf Wunsch helfen wir Ihnen bei der optimalen Beleggestaltung zur späteren kosteneffizienten Erfassung, übernehmen ggf. den Versand und die Responsebearbeitung, erstellen ein elektronisches Datenwerk, prüfen auf Korrektheit und liefern Ihnen das fertige Produkt zeitnah im gewünschten Dateiformat – ganz gleich ob Text oder Bild. Die Vernichtung der Originale erfolgt, falls gewünscht, gemäß BDSG (Informationen zum Datenschutz).

Belege, die wir erfassen

Informationen, die wir erfassen

• Fragebogen • Adressen
• Kupons • Auftragsnummern
• Listen • Ankreuzfelder
• Postkarten • E-Mail-Adressen
• Visitenkarten • Telefonnummern
• Lieferscheine • Zahlen
• Karteikarten • Tabellen
• Zahlungsverkehrsbelege • Sprachaufzeichnungen
• Formulare • oder …
• Vollmachten  
• Handelsregister-Auszüge  
• Post-its  
• Excel-Dateien  
• oder …  

Übrigens: Selbst vor außergewöhnlichen Materialien wie Bierdeckeln schrecken wir nicht zurück. Sprechen Sie uns an - wir finden garantiert eine Lösung!

Unsere Erfahrung - Ihr Vorteil!
Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der professionellen Datenerfassung verfügen wir auch über entsprechende Kapazitäten. Damit sind wir in der Lage auch sehr große Mengen innerhalb kurzer Zeit zuverlässig, sicher und schnell zu verarbeiten. Selbstverständlich werden alle Daten nach hohen qualitativen Anforderungen erfasst und geprüft. Die Erfassung und Prüfung der Daten durch unterschiedliche Erfasser im Vier-Augen-Prinzip ist bei uns obligatorisch.

Datenerfassung auf unterschiedlichen Wegen
Wir unterscheiden zwischen
• Manueller Datenerfassung
• Automatisierter Datenerfassung
sowie der
• Online Datenerfassung



Ablauf der Datenerfassung -
vom Scannen über die Korrektur zum fertigen Datensatz



Manuelle Datenerfassung

Bei der manuellen Datenerfassung werden die Daten ausschließlich per Hand von der Erfassungskraft erfasst. Auch die Zweiterfassung (das so genannte Prüftippen) erfolgt klassisch manuell per Hand. Die manuelle Datenerfassung eignet sich grundsätzlich für alle papierbasierten Dokumente. Sie wird vornehmlich für schwer lesbare Belege, überwiegend per Hand ausgefüllte Formulare (z.B. Inventurlisten, Prüfungsunterlagen) sowie Belegen mit viel Freitext (z.B. bei Fragebögen) eingesetzt.

Automatisierte Datenerfassung

Bei der automatisierten Datenerfassung werden die Belege zunächst gescannt. Hierbei werden ein Farb- sowie ein schwarz-weiß Bild des Beleges erzeugt. Das schwarz-weiß Bild wird anschließend digital per OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet.
Der erste Schritt der manuellen Erfassung durch eine Erfassungskraft wird bei der automatisierten Datenerfassung somit durch den Einsatz einer OCR-Erkennungstechnologie zur Texterkennung bzw. optischen Zeichenerkennung ersetzt. Anschließend werden die erkannten Zeichen auf unterschiedliche Weise durch die Software validiert. Bei allen Zeichen, bei denen die maschinelle Erkennung unsicher ist, erfolgt durch eine Erfassungkraft eine visuelle Überprüfung in einer Korrekturmaske. An dieser Stelle kann die Kraft dann auch korrigierend eingreifen.
Diese Form der Datenerfassung ermöglicht einen sehr hohen Automatisierungsgrad. Insbesondere maschinell ausgefüllte Belege, sowie zuvor für die automatisierte Datenerfassung optimierte Belege, erreichen hierbei eine sehr hohe maschinelle Erkennung bei entsprechend wenigen manuellen Eingriffen. Wie Sie Ihre Belege optimieren können, erfahren Sie bei unserer Belegberatung.

Online Datenerfassung

Bei der Online Datenerfassung besteht für die Zeit der Datenerfassung eine direkte Verbindung zwischen Kundensystem und unserem Unternehmen. Unsere Erfassungsplätze sind also mit Ihrem System (Host-System) verbunden. Damit Sie bei diesem Verfahren auf der sicheren Seite sind, nutzen wir für die Anbindung hauptsächlich eine sichere Internetverbindung mit Portaltechnik, die erst nach einem erfolgreichen Login auf Ihrem System die Erfassungsarbeit zulässt.
Die Datenerfassung erfolgt dann an Arbeitsplätzen in unserem Haus und wird unmittelbar (Echtzeit) auf Ihrem Rechner gespeichert. Eine zeitgleiche Erfassung und die damit verbundene, unmittelbare Verarbeitung der Daten in Ihrem Haus sind die besonderen Stärken der Online Datenerfassung. Sie kann vielfältig, z.B. für Adressdaten, interne Firmendaten, Inventurdaten, Fragebögen, Kundenkarten, Zählerstände, Statistikdaten etc. eingesetzt werden.

Welches Verfahren für Sie als Kunde das Beste ist, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen. Bauen Sie auch hier auf unsere langjährige Erfahrung in der Datenerfassung!