AUTOMATISIERUNG DER HAUSVERWALTUNG | Briefe und Dokumente digitalisieren

Während in verschiedenen Branchen (z.B. bei Banken) die Digitalisierung schon sehr weit fortgeschritten ist, arbeiten die meisten Immobilien- bzw. Hausverwaltungen noch ganz überwiegend analog in wenig optimierten Prozessen. Doch auch hier ergibt sich durch die Nutzung der Digitalisierung ein erhebliches Kosteneinsparpotential. Somit wird es aus unserer Sicht Zeit, dieses zu realisieren.

Hier setzen wir mit unserer "Automatisierung in der Hausverwaltung" an.

 

Großes Mengen - großes Einsparpotential

Wie viele Briefe, Rechnungen und sonstige Dokumente fallen bei Ihnen monatlich an? Wenige hundert? Ein paar tausend? Mehrere zehntausend?

Völlig egal! Denn mit dem von uns entwickelten, vollautomatischen Posteingang scannen und digitalisieren wir für Sie Ihre gesamte Eingangspost. Das von uns gelieferte Digitalisierungs-Ergebnis stellen wir Ihnen an der Schnittstelle zu Ihrem Hausverwaltungssystem in einer modernen XML-Schnittstelle bereit.

Ihr Hausverwaltungssystem kann das digitale Ergebnis direkt dem jeweils zuständigen Mitarbeiter elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. So sparen Sie nicht nur viel Zeit bei der Bewältigung Ihres Posteingangs, sondern Sie verringern auch die Fehlerquote gegenüber dem Einscannen von Hand, dem entsprechenden Abspeichern und der manuellen Entscheidung, welcher Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung sich um welches Objekt kümmert.

Einmal konfiguriert, kümmert sich unsere Software im Zusammenspiel mit Ihrer Hausverwaltungssoftware dauerhaft, ermüdungsfrei und ohne Fehler zu machen um diesen Zuordnungsprozess.

 

Prozesse effektiver organisieren

Mit der von uns entwickelten "Automatisierung der Hausverwaltung" stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Ihre Eingangspost auch dann fristgerecht bearbeitet wird, wenn der eigentlich für ein Objekt zuständige Mitarbeiter plötzlich erkrankt ist. Wenn Ihr Hausverwaltungssysteme eine Vertreterregelung unterstützt, können die digitalisierten Informationen einfach automatisch elektronisch an einen Vertreter weitergeleitet werden. Verzögerungen in der Bearbeitung von Anliegen Ihrer Kunden werden auf diese Weise minimiert bzw. gänzlich vermieden.

 

Platz sparen

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist, dass sich die Menge der stofflich aufzubewahrenden Dokumenten massiv reduziert, weil sie nicht mehr in Ordnern weggeheftet werden müssen, sondern platzsparend auf Datenträgern gespeichert werden. Dies natürlich unter Berücksichtigung der "Grundsätze der digitalen Ablage gem. GoBD Ordnungsvorschriften" (z.B. §145ff AO und §238ff HGB). Auf den Datenträgern können Sie darüber hinaus Ihre Dokumente ganz einfach nach verschiedensten, individuellen Kriterien sortieren.

 

Eingangsrechnungen einfach in die Buchhaltung übernehmen!

Doch damit nicht genug: Mit der Digitalisierung Ihrer Eingangspost haben Sie noch weitere Möglichkeiten, Kosten und Aufwand zu reduzieren. Unsere "Automatisierung der Hausverwaltung" ermöglicht es Ihnen auch Ihre eingehenden Rechnungen automatisiert zu verarbeitet und direkt in Ihre Buchhaltungs-Software zu übernehmen, wenn sie die gesetzlichen Pflichtangaben, die für eine Rechnung notwendig sind, enthalten.

 

Viele Möglichkeiten also, gemeinsam mit DESH in die Digitalisierung Ihrer Immobilien- bzw. Hausverwaltung einzusteigen. Lassen Sie sich durch uns fachkundig beraten und nutzen Sie unsere Erfahrung zu Ihrem Vorteil!

Und sollten Sie bislang noch nicht über ein geeignetes Hausverwaltungssystem verfügen, können wir Ihnen hierzu gerne einen kompetenten Partner vermitteln.