EINGANGSPOSTSERVICE | Effizienter arbeiten – mit digitalen Dokumenten

Viele Kunden – reichlich Kommunikation. Sowohl mündlich als auch – je nach Business – schriftlich. Schon innerhalb eines Tages kann z.B. in einem Versicherungsunternehmen, einer Zeitschriftenredaktion oder einem Amt so viel Post zusammenkommen, dass ein reibungsloses Handling unmöglich wird. Aber auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen kommt es häufig noch zu umfangreichen Papier-Posteingängen.

Was kommt in welchen Ordner? Welche Maßnahme folgt auf ein Schreiben? Wer kümmert sich um die Bearbeitung, und wer kennt sich aus, falls der zuständige Mitarbeiter erkrankt? Insbesondere, wenn mehrere Personen mit der Aufgabe der Weiterverarbeitung und Archivierung postalischer Dokumente betraut sind, kann es zu Problemen und Verzögerungen im Ablauf kommen.

Abhilfe schafft hier die kostengünstige Digitalisierung der Eingangspost. Dadurch lassen sich alle Dokumente Platz sparend auf einem Datenträger speichern und sortieren.
Doch damit nicht genug! Bei der Digitalisierung lassen sich sowohl die Art der Schriftstücke (z.B. Rechnung, Lieferschein) klassifizieren als auch alle Zeichen eines Dokuments logisch erkennen. Diese erkannten Inhalte der Schriftstücke (=Daten) können von uns anschließend in einer beliebigen Office-Schnittstellendatei für Ihr IT-System (z.B. Ihr Buchhaltungssystem) zur Verfügung gestellt werden.

Letztendlich können Sie über Ihr Netzwerk allen befugten Mitarbeitern Zugriff auf die benötigten Unterlagen gewähren, und jeder Arbeitsschritt kann zur effizienten Bearbeitung dokumentiert werden.

Übrigens: Selbst ein Kündigungsschreiben auf einem Pizzakarton oder eine Nachricht auf einem Post-it stellt für die digitale Erfassung kein Hindernis dar.

 

Unsere Leistungen

•  Annahme des Posteingang (die Übersendung der Dokumente erfolgt auf einem von Ihnen gewünschten Weg, z.B.: Kurier, Deutsche Post, persönlich…) oder Entgegennahme der von Ihnen bereits gescannten Dokumente
•  bei übersandten Schriftstücken: maschinelle Erfassung der Dokumente mittels Scanner
•  Erkennen und interpretieren der Inhalte sowie Klassifizierung aller Dokumente
•  Übermittlung der erkannten Dokumenteninhalte in einer beliebigen Office-Schnittstellendatei zur Verwendung in Ihrem IT-System
•  Ausgabe der digitalen Eingangspost (im pdf-Format) auf einem Datenträger Ihrer Wahl (CD-ROM, DVD, USB) oder per verschlüsselter Datenübertragung
•  Zustellung des Datenträgers auf dem mit Ihnen vereinbarten Weg
•  Vernichtung der papierhaften Eingangspost nach BDSG (Informationen zum Datenschutz)