Belege erfassen und scannen lassen statt selber tippen

Frische Adressen, freiwillig gegeben – ein wertvolles Gut!

Sie haben ein Gewinnspiel veranstaltet, zum Beispiel in Form von Postkarten, per Fax, als Kupon oder Zeitungsbeilage? Und es kam so gut an, dass Sie viele Teilnehmer gewinnen konnten?

Idealerweise enthält Ihr Gewinnspielbeleg ein Opt-In-Feld, mit dem die Teilnehmer ihr Einverständnis erklären, zukünftig von Ihnen beworben zu werden. Damit ist die Adresse für Sie ein wertvolles Gut!

Jetzt gilt es jedoch, die Teilnehmer zeitnah nach dem Abschluss des Gewinnspiels anzuschreiben, um ihr Interesse zu wecken. Denn je länger Adressen ungenutzt liegen, desto größer das Risiko, dass die Teilnehmer inzwischen verzogen sind oder andere Informationen nicht mehr aktuell sind.

Bei der Erstellung des Gewinnspiels wurden Sie vielleicht von einer Agentur beraten, die für Sie ein ansprechendes Design gestaltet hat. Was jedoch mit der Response passiert, die zu Ihnen zurückkehrt, haben Sie nicht im Vorfeld organisiert – denn jemand in Ihrem Haus würde sich schon finden, der die Karten für Sie abtippt: eine Aushilfe, ein Praktikant, Ihre Sekretärin, ein Sachbearbeiter.

Erfassen lassen statt selber tippen
Nachdem Sie nun begonnen haben, die Adressen auf den ausgefüllten Karten oder Kupons abzutippen, stellen Sie schnell fest: es dauert länger als erwartet. Adressen werden meist direkt in Excel eingetippt, wobei sich noch Tippfehler einschleichen, weil es keinerlei Prüfungen, z.B. auf richtige Schreibweise der Anschrift, des Vornamen oder des Formats von Datum und Email-Adresse gibt.

So binden Sie wertvolle Mitarbeiterkapazitäten bei nur mittelmäßiger Datenqualität. Das ist teurer, als es für Sie sein muss, denn Sie könnten stattdessen jemanden mit der Erfassung beauftragen, der darauf spezialisiert ist!

Sie werden feststellen – professionelle Datenerfassung Ihrer Kundendaten muss nicht teuer sein! Ganz im Gegenteil: Wir setzen spezielle Erfassungssoftware ein, in die unsere geschulten Mitarbeiter viel effizienter Ihre Daten erfassen, als Sie es in einer herkömmlichen Office-Anwendung tun können.

Wir haben die Möglichkeit, die Karten zuvor automatisch mit einer Texterkennung zu prüfen, die auch Handschriften lesen kann und dadurch unseren Erfassern zusätzlich Arbeit abnimmt. Wir prüfen Ihre Kundenadressen schon bei der Eingabe durch automatisierte Prüfungen auf korrekte Schreibweise und postalische Plausibilität von Straße, PLZ und Ort, wir steuern Ihnen auf Wunsch eine Anrede zum Vornamen zu, wir prüfen Email-Adressen auf gültiges Format, wir prüfen, ob ein Datum gültig ist und fügen gerne weitere Prüfungen hinzu, die für Sie wichtig sind: Sollen die Teilnehmer mindestens 18 Jahre alt sein? Möchten Sie Dubletten ausgefiltert haben? Sie bestimmen, welche Daten Ihnen besonders wichtig sind!

Wenn Sie die Zeit einrechnen, die Ihre Mitarbeiter für das Abtippen von Adressen oder anderen Informationen auf Belegen brauchen und sich von uns ein unverbindliches Angebot zur Erfassung Ihrer Belege, wie Gewinnspielkarten, Faxe oder Kupons erstellen lassen, werden Sie schnell sehen, dass es sich rechnet, Adressen erfassen zu lassen, statt sie selber abzutippen.

 

Wir können noch mehr als einfach nur "abtippen"

Dabei ist es für uns gleichgültig, ob Sie 30, 300, 3000, 30.000 oder 300.000 Karten erfassen lassen müssen – alles kann möglich gemacht werden und es gibt für uns keine "Mindestmenge".

Ihre Mitarbeiter können sich wieder um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern und wir erfassen die Adressen für Sie qualitätsgeprüft und termingerecht nach Ihren Vorgaben. Nach dem Abschluss der Erfassung erhalten Sie die Daten in einem Format Ihrer Wahl, also gerne auch im Excel- oder CSV-Format, damit Sie daraus z.B. direkt einen Serienbrief oder ein Werbemailing generieren können.

Außerdem bieten wir Ihnen auf Wunsch einen weiteren Vorteil: wir können Sie nach dem Gewinnspiel von Ihrem Papier befreien, denn wenn Sie tausende, zehntausende oder gar hunderttausende Belege in Form von Karten oder Kupons lagern müssen, um dem Teilnehmer gegenüber den Nachweis zu haben, dass er mitgespielt hat, ist das oft sehr lästig.

Wir können Ihnen mit unseren schnellen Hochleistungsscannern ein farbechtes Bild im PDF-Format jedes Belegs mitliefern, das Sie anhand eines Schlüssels, der sich in jedem Datensatz wiederfindet, schnell einem Teilnehmer zuordnen können. Damit können Sie dem Teilnehmer gegenüber seine Zustimmung nachweisen, ohne dass Sie auf Nachfrage in Papierbergen nach dem Beleg suchen müssen.

Das Papier können wir für Sie lagern oder nach dem Ablauf einer von Ihnen gesetzten Frist für Sie Datenschutz gerecht entsorgen.

Wenn Sie also das nächste Mailing oder Gewinnspiel durchführen, denken Sie frühzeitig daran, was Sie im Falle einer erfolgreichen Aktion mit den ausgefüllten Karten oder Kupons machen! Je früher Sie auch an die Erfassung denken und uns in die Planung einbeziehen, desto besser. Wir können Sie beraten, wie ein Beleg aufgebaut sein muss, damit er für die automatische Texterkennung optimiert ist und dadurch besonders günstig erfasst werden kann.

Aber natürlich helfen wir Ihnen auch gerne, wenn Ihr Gewinnspiel schon abgeschlossen ist und Sie kurzfristig vor einem Papierberg stehen, bei dessen Erfassung Sie so schnell wie möglich Hilfe benötigen.