Methoden der Datenerfassung

Mit unserer über 20-jährigen Erfahrung in der professionellen Datenerfassung und entsprechenden Kapazitäten sind wir in der Lage auch sehr große Eingabemengen innerhalb kurzer Zeit zuverlässig, sicher und schnell zu verarbeiten. Dabei werden alle Daten nach hohen qualitativen Anforderungen bis hin zum Vier-Augen-Prinzip erfasst und geprüft. Die Erfassung und Prüfung der Daten von unterschiedlichen Erfassern ist beim Vier-Augen-Prinzip obligatorisch.

Die Art des Datentransfers erfolgt auf den vom Kunden gewünschten Übertragungswegen. Hier realisieren wir Secure File Transfer Protocol/SFTP, E-Mail, CD-R oder DVD-R.

Bei den Ausgabeformaten zum Import der Daten in ein Dritt-System richten wir uns ebenfalls nach den Kundenvorgaben. Üblich sind hier beispielsweise Microsoft Excel (.xlsx), Microsoft Access (.mdb), XML sowie .txt und .csv.

Bei DESH werden drei Arten von Datenerfassung unterschieden

  • Manuelle Datenerfassung
  • Automatisierte Datenerfassung
  • Online Datenerfassung

 

Manuelle Datenerfassung
Bei der manuellen Datenerfassung werden die Daten rein manuell (also per Hand) erfasst und geprüft. Auch eine doppelte Erfassung (so genanntes Prüftippen) erfolgt klassisch manuell per Hand. Diese klassische und sehr sichere Methode eignet sich grundsätzlich für alle papierbasierenden Arten von Dokumenten. Sie wird heutzutage vornehmlich für schwer lesbare Belege, überwiegend per Hand ausgefüllte Formulare (z.B. Inventurlisten, Prüfungsunterlagen) sowie Belegen mit viel Fließtext (z.B. Freitext bei Fragebögen) eingesetzt.

Automatisierte Datenerfassung
Bei dieser Erfassungsart werden die Belege zunächst gescannt. Es entsteht ein Farb- sowie ein schwarz-weiß Bild. Das schwarz-weiß Bild wird dann anschließend digital per OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet.
Der erste Schritt der manuellen Erfassung durch eine Datentypistin wird bei der automatisierten Erfassung somit durch den Einsatz einer OCR-Erkennungstechnologie zur Texterkennung bzw. optischen Zeichenerkennung ersetzt. Anschließend werden die erkannten Zeichen auf unterschiedliche Weise (z.B. Feldvalidierung oder Massenvalidierung) durch die Software validiert. Bei allen Zeichen, bei denen die Erkennung nicht sicher ist, wird der Wert in der Korrekturmaske von einer Erfassungskraft geprüft.
Für die automatisierte Erfassung setzen wir seit 2000 erfolgreich eine Erkennungssoftware der Firma OCE in Verbindung mit eigenerstellter Software ein. Die Firma OCE gilt als einer der führenden Hersteller im Bereich von Erkennungssoftware.

Online Datenerfassung
Bei dieser Erfassungsart besteht eine direkte Verbindung zwischen dem Kundensystem und unserem Unternehmen. Unsere Erfassungsplätze sind also mit einer Verbindung zu Ihrem System (Host-System) verbunden. Hier nutzen wir hauptsächlich eine sichere Internetverbindung mit Portaltechnik, die erst nach einem erfolgreichen Login auf Ihrem System eine weitere Arbeit zulässt.
Die Erfassung erfolgt dann an Arbeitsplätzen in unserem Haus und wird unmittelbar (Echtzeit) auf Ihrem Rechner gespeichert. Eine zeitgleiche Erfassung und die damit verbundene, unmittelbare Verarbeitung der Daten in Ihrem Haus sind die besonderen Stärken dieser Erfassungsart. Die Online-Erfassung kann vielfältig, z.B. für Adressdaten, interne Firmendaten, Inventurdaten, Fragebögen, Kundenkarten, Zählerstände, Statistikdaten etc. eingesetzt werden.

Unser Service bei der Datenerfassung - so vielfältig wir die Anforderungen unserer Kunden!