Beispiele für manuelle und automatisierte Datenerfassung
Viele, die vor der Aufgabe stehen, Daten digitalisieren zu lassen und sich zu dem Thema im Netz umschauen, stellen sich die Frage: „Was ist eigentlich der Unterschied zwischen manueller und automatisierter Datenerfassung“? Und was ist eine „Datenerhebung“ und was eine „Datenerfassung“?
Und wozu brauche ich in diesen modernen Zeiten noch „manuelle“ Datenerfassung, wo doch fast alles heutzutage automatisch geht!
Manuelle Datenerfassung kommt aber auch in unserer heutigen hochtechnisierten und digitalisierten Welt noch vor, obwohl diese sehr personal- und somit sehr kostenintensiv ist.
Zahlreiche Unternehmen und Institutionen setzen nach wie vor auf diese Art der Datenerfassung – teils aus Gewohnheit, teils aus Sorge vor Veränderung und dem damit verbundenen vermeintlichen Aufwand.
Auf dieser Seite möchten wir einige dieser Begriffe kurz erklären.
Was versteht man eigentlich unter Datenerfassung und warum ist eine Datenerhebung keine Datenerfassung?
Mit der „Datenerhebung“ begibt man sich an das Einsammeln von Daten aus verschiedenen Quellen mittels Messen oder Sammeln von Daten aus z.B. Responsebelegen, Listen, Befragungen oder auch anderen Medien. Diese erhobenen Daten müssen dann in irgendeiner Form in ein System des Kunden gelangen und dort bearbeitbar gemacht werden.
Dieser Weg in das System ist dann die eigentliche „Datenerfassung“, die dann manuell, teilmanuell oder vollautomatisiert erfolgen kann. Gerade bei den vorgenannten Beispielen kommt es sehr auf die Quelle der Daten an.
Eine handschriftliche Auflistung von erhobenen Daten ist sicher kein geeignetes Beispiel für eine automatisierte Erfassung. Vielmehr ist ein solches Dokument ein klassisches Beispiel für eine manuelle Erfassung mittels Vollerfassung, d.h. Abtippen durch Erfassungskräfte in einem System, das dann die Weiterverarbeitung erlaubt.
Ein weiteres Beispiel für eine manuelle Erfassung ist eine Gewinnspielkarte. Ein solches Dokument wird auch oft als Responsebeleg im Rahmen eines Kundenbindungsprogramms bezeichnet.
Warum ist ein Responsebeleg, vielleicht sogar noch mit QR-Code, nun nicht unbedingt ein Beispiel für eine automatisierte Erfassung?
Nun, das ist recht einfach erklärt. Sobald ein Beleg, der mittels Handschrift – und hier zählen händisch erstellte Druckbuchstaben auch zur Handschrift -, ausgefüllt worden ist, besteht die Gefahr, dass im Ausleseprozess in der Texterkennung ein Buchstabe mittels Musterabgleich doch nicht eindeutig erkannt wird und es dann wieder einer manuellen Nachkorrektur durch einen Menschen bedarf.
Deshalb gilt ein solcher Beleg höchstens als Beispiel für eine teilautomatisierten Erfassung, aber nicht für eine vollautomatisierte Erfassung.
Hierbei gilt: je besser der Belegaufbau, desto höher der mögliche Automatisierungsgrad.
Rein manuelle Erfassung (das heißt: Abtippen) ist immer dann notwendig, wenn der Kartenausfüller so schreiben kann, wie er möchte – also in der Regel in Schreibschrift.
Eine teilweise automatisierte Erfassung ist möglich, wenn der Kunde beim Ausfüllen geführt wird, das heißt, durch clevere Gestaltungselemente „gezwungen“ wird, in Druckbuchstaben zu schreiben. Auch Zahlen wie Telefonnummern oder Ankreuzfelder können auf diese Weise oft gut automatisiert durch eine Texterkennung zugesteuert werden.
Als ein gutes Beispiel für eine automatisierte Datenerfassung gelten alle Dokumente, die ausschließlich rein maschinenlesbare Daten tragen.
Das können eine gedruckte Kundennummer, ein gedruckter Adressblock oder andere gedruckte Informationen sein.
Früher war ein Barcode, wie er auch heute als EAN-Code auf sehr vielen Lebensmittelverpackungen zu finden ist, ein Beispiel für gut automatisiert zu erfassende Daten.
In den letzten Jahren hat der Barcode an Bedeutung verloren. An dessen Stelle ist der QR-Code getreten.
Dokumente, die ausschließlich einen QR Code mit den notwendigen Informationen wie Kundendaten oder was auch immer enthalten, sind gute Beispiele für eine automatisierte Datenerfassung.
Ein praktischer Anwendungsfall könnte sein, dass jemand aus seiner Kundendatenbank einen Newsletter an Kunden senden will. Dazu braucht er die Zustimmung der Kunden. Diese schreibt er in einer Kampagne an und bittet die Kunden um Zustimmung. Auf dem Rücksendebeleg gibt er alle Kundendaten in einer klaren Maschinenschrift und zum Auslesen in einem QR-Code an und sieht dann 2 Ankreuzfelder, „ja“ und „nein“ vor.
Kommt nun der Beleg in die Erfassung, kann dieser Beleg komplett automatisiert verarbeitet werden, da die Daten aus dem QR sowie die Ankreuzfelder komplett maschinenlesbar und somit automatisiert zu verarbeiten sind.
Das ist nur ein mögliches Beispiel für eine automatisierte Datenerfassung.
Ein Beispiel für eine teilautomatisierte Erfassung ist auch die Stammdatenpflege.
Denn, wenn gewünscht, kann auch durch eine teilmanuelle Erfassung eine Aktualisierung oder Pflege der Kundendatenbank erfolgen. Wenn ein Kunde in der Zwischenzeit umgezogen ist, oder seinen Namen geändert hat, kann er das auf der Karte sofort korrigieren und beim Auslesen können die korrigierten Felder in die manuelle Nachkorrektur geschoben werden und die Daten entsprechend aktualisiert werden.
Generell kann man sagen
- unstrukturierte handschriftliche Belege können als Beispiel für eine manuelle Datenerfassung genannt werden.
- strukturiert aufgebaute Belege mit gedruckten Informationen oder Codes können auf jeden Fall als Beispiel für eine automatisierte Datenerfassung genannt werden.