Eingangspost digitalisieren – Personal entlasten – Posteingang beschleunigen

Eingangsrechnungen, Briefe, Mahnungen, Bescheide, SEPA-Mandate, Kündigungsschreiben, Bestellungen, Angebote…, auch im heutigen „digitalen Zeitalter“ bringt der Postbote noch jeden Morgen Briefumschläge in Ihr Unternehmen. Je nach Branche können dies eine ganze Menge sein.

Wenn Sie mit einem CRM-System arbeiten, in dem ihre Sachbearbeiter digital auf die Eingangspost zugreifen, bedeutet das für Sie jeden Morgen: Personal binden, das die Post öffnet, einscannt und den einzelnen Bearbeitern zuordnet. Je nach System kann dies sehr zeitaufwändig und damit teuer sein, schlimmstenfalls beschäftigen Sie Ihre Leute den ganzen Vormittag damit, Dokumente mit dem Tischscanner einzuscannen und dann per Drag & Drop in ihr System zu bringen.

Sie haben dann die Daten nur digital in Ihren Ordnern auf Ihrem Laufwerk liegen. Wenn Sie Glück haben, sind die Dokumente über eine Texterkennung gelaufen um dann digital durchsuchbar abgelegt worden ist.

Es fehlt immer noch die Klassifikation der Eingangspost nach Rechnungen, Anträgen oder sonstiger Post. Von einer inhaltlichen Auswertung wie dem Auslesen von Rechnungsbeträgen oder Rechnungsdaten sind Sie mit dem System immer noch meilenweit entfernt.

Teures Personal, das mit solchen Tätigkeiten beschäftigt ist, kann sich nicht um Ihr eigentliches Kerngeschäft kümmern, um den Mehrwert für Ihr Unternehmen zu steigern.

Gebundenes Personal kostet Zeit und Zeit ist Geld.

Wie wäre es, wenn Sie die „lästige Arbeit“ auslagern und Ihr Personal so für die eigentlichen Kernaufgaben, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen, freistellen, als es mit der stupiden Bearbeitung von Posteingang zu belasten.

Das Outsourcing der Digitalisierung Ihrer Eingangspost ist schnell, effizient und vor allem kostengünstiger als Sie denken.

DESH Datenservice, Ihr regionaler Dienstleister aus Bonn, ist seit mehr als 30 Jahren Experte auf dem Gebiet der Eingangspostdigitalisierung und Rechnungsbearbeitung. Ob Hausverwaltung oder Lotterie, IT-Dienstleister oder Steuerbüro, wir sorgen dafür, dass Ihre Eingangspost fertig klassifiziert und ausgelesen in Ihr System kommt.

Hierbei richten wir uns ganz nach Ihren Bedürfnissen und finden eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung. Was unsere Kunden hierbei besonders schätzen und worauf sie schwören: DESH denkt mit!

Sie stellen uns Ihre Eingangspost täglich in Papierform oder bereits gescannt oder direkt als weitergeleitete Email zur Verfügung – alles ist möglich.

Wir liefern Ihnen nicht nur den Scan Ihres Dokuments zurück, sondern auch alle Informationen, die Sie benötigen. So können wir Ihre Dokumente nach Typ klassifizieren – Eingangsrechnung, Grundbesitzabgaben, Kündigung, Kontoänderung, alles ist nach Ihren individuellen Wünschen möglich.

Unsere Digitalisierungsprozesse mit manueller Nachbearbeitung der Postdokumente im Erkennungsprozess garantieren eine hohe Qualität, bei der Sie keine Nachbearbeitung mehr haben, sondern das Ergebnis direkt in Ihrem System verarbeiten können. Wir liefern Ihnen all das, was Ihre Sachbearbeiter ansonsten mühsam selbst eintippen müssen, seien es Brutto-, Netto-, Mehrwertsteuerbeträge, Kassenzeichen, Leistungsdaten, Absender, Lieferantenkonten, Buchungskonten, Bankverbindungen. Auch hier gilt: alles ist möglich und wird individuell mit Ihnen abgestimmt. Sie bekommen nur das, was Sie möchten und müssen auch nur das bezahlen.

Es spielt auch keine Rolle, welches CRM-System Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, sei es ein Softwareprodukt von der Stange, wie WoWi , HausPerfekt, Salesforce, SAP oder eine eigene Lösung. Ein vorgelagertes DMS System wie d.velop wird von uns ebenfalls mittels API Schnittstelle angesprochen, so dass Ihre Daten auch in solchen Systemen sofort digital zur Verfügung stehen.

Wenn Sie eine Importschnittstelle haben, über die Sie eine Datei in einem bestimmten Format einlesen können, liefern wir Ihnen an der Schnittstelle genau, was Sie benötigen.

Wenn Sie in einer Cloud-Lösung arbeiten, können wir für Sie auch direkt online Ihre Dokumente ablegen, bearbeiten, klassifizieren, Ihre PDFs zusteuern.

Wir finden gemeinsam die schlanke, kostengünstige Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Wir erarbeiten zusammen den optimalen Weg, Ihr Personal für effektive Arbeiten in Ihrem Unternehmen freizustellen und Ihre Eingangspost in hoher Qualität schnell und mit allen benötigten Informationen zu Ihren Sachbearbeitern oder in die Buchhaltung zu bringen. Dabei arbeiten wir zu fairen Preisen, die sich für Sie in kurzer Zeit amortisieren und Ihrem Personal zu neuer Freiheit verhelfen.

Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie täglich 30, 300 oder 3000 Briefe erhalten – durch Automatisierung, Digitalisierung und unsere erfahrenen Erfassungskräfte bekommen Sie Ihre Post in bester, geprüfter Qualität ausgelesen und können sie schnell weiter bearbeiten.

Sie haben bei der digitalen Eingangspost keinerlei Verzögerungen zu erwarten, denn was heute bei DESH eingeht, wird taggleich bearbeitet und Ihnen somit ohne Verzögerung für die digitale Bearbeitung in Ihrem Netzwerk bereitgestellt.

Sie werden den Mehrwert bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und sonstigen Postdokumenten sehr schnell für Ihr Unternehmen spüren.

Eingangspostservice von DESH – lassen Sie UNS Ihre digitale Poststelle sein und für Sie die Fleißarbeit machen, damit Ihre Sachbearbeiter und die Buchhaltung produktiv sein können.