Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare!

Wer kennt es nicht: Egal ob eine Förderung für Kitas beantragt werden soll, Sie von Ihren Kunden SEPA-Lastschriftmandate benötigen, Anträge stellen müssen, als Kommune Mietspiegel erheben, eine Studie oder Umfrage durchführen wollen, Protokolle auszuwerten sind oder ob die Steuererklärung zu machen ist, man kommt im Privatleben wie im Berufsalltag an Formularen nicht vorbei.

Wir bezeichnen Formulare als „strukturierte Datenerhebung“, andere als einen bürokratischen Wust.

Aber wenn Sie viele Daten erheben, Daten sammeln, Daten auswerten oder einfach nur Informationen in einem sinnvollen Kontext erfassen wollen, so kommen Sie an einer effizienten, automationsgerechten Formulargestaltung nicht vorbei. Denn noch schlimmer als Formulare auszufüllen, ist, die Inhalte aus Formularen anschließend auswerten und verarbeiten zu müssen, besonders wenn Sie das von Hand machen müssen.

Zeit, Nerven und vor allem Kosten spart es, wenn Sie Ihre Formulare gleich im Vorfeld so gestalten, dass sie möglichst automatisiert ausgelesen und ausgewertet werden können.

Effiziente und automatisierte Erfassung erfordert Struktur

Sie kennen alle aus der Führerscheinprüfung die gestellte Frage mit den vorgegebenen Multiple-Choice-Auswahlkästchen, die angekreuzt werden mussten.

Ohne eine vorgegebene Struktur auf dem Formular, das uns in dem Beispiel hier als Fragebogen begegnet ist, wäre eine maschinelle Auswertung solcher Formulare, Aufstellungen oder Fragebögen nicht möglich.

Früher hat man echte Lösungsschablonen auf solche strukturierten Formulare gelegt. Heute ist unsere Software in der Lage, virtuelle „Schablonen“ auf solche Strukturen zu legen. Eine intelligente Erkennung kann das Ergebnis auslesen und Ihnen kostengünstig in einer Textdatei, einem Excelfile oder gar in einem speziellen Format für Ihr jeweiliges System bereitstellen.

Ohne Struktur keine Einheitlichkeit

Stellen Sie sich vor, die Eingabefelder für ein Geburtsdatum wären auf einem Formular oder einem Antrag nicht mittels Datenkämmen oder Eingabeboxen strukturiert vorgegeben. Der eine würde sein Geburtsdatum beginnend mit dem Jahr, dem Monat und dem Tag, der andere würde es mit dem Tag und dann dem Monat und dann dem Jahr eintragen, der eine mit führenden Nullen, der andere ohne Nullen, einer mit Punkten, einer ohne Punkte. Sie haben dann ein Sammelsurium aus Geburtsdaten, vom 03.02.2024 bis zum 3.2.24.

Ein Mensch kann das unterscheiden, bei einer maschinellen Erkennung wird es da schon schwieriger.

Clevere Formulargestaltung bringt ein gutes Ergebnis

Deshalb sind wir nicht nur Ihr Ansprechpartner für die anschließende Erfassung, sondern wir sind auch schon im Vorfeld bei der Erstellung von Formularen beratend tätig, indem wir nicht nur die farbliche Gestaltung der Formulare unter dem Aspekt der maschinellen Auswertung betrachten, nein, wir packen eine leichte schattierte, führende Vorgabe in die Struktur, die den Ausfüller zur richtigen Schreibweise leitet, was für Sie wiederum eine kostengünstigere Erfassung zur Folge hat.

Vor einer Erfassung von Daten aus Formularen ist immer die Geburt eines Formulars ein entscheidender Faktor dafür, ob das Formular von demjenigen, der es ausfüllen soll, akzeptiert wird.

Hier beginnt unsere Beratung bei der Formulargestaltung unter dem Aspekt der Ausfüllakzeptanz und vor allem der späteren maschinellen Verarbeitung und Auswertung der Formularinhalte.

Jeder Antrag, der schlecht gemacht ist, kostet Sie später viel Geld, da die Ausfüllenden das Formular oder den Antrag nicht verstehen oder akzeptieren. Das beschert Ihnen dann eine schlechte Datenqualität und im schlimmsten Fall viel manuelle Nacharbeit.

Sprechen Sie uns an, wir haben die Lösung für Ihr Formularproblem!

Lästige Fleißarbeit: Daten aus Formularen erfassen

Wenn Sie unter der Last leiden, Daten aus vielen Formularen erfassen zu müssen, wie aus Förderanträgen aller Art oder aus beliebigen anderen Formularen, Anträgen, Tabellen oder Teilnehmerlisten, und Sie Ihre kostbare Zeit sinnvoller als mit dem Abtippen der Daten in Exceltabellen verbringen wollen, dann sind Sie bei uns richtig.

Wir sind spezialisiert auf die Erfassung von ausgefüllten Formularen und Anträgen jeglicher Art, die Ihnen als Papier, PDF oder auch im JPG-Format vorliegen.

Sie geben die Struktur vor, wie Sie die Formulardaten erfasst und aufbereitet haben möchten und wir liefern Ihnen schnell und kostengünstig das Ergebnis in Ihrem Wunschformat, zum Beispiel als Excel-Datei.

Sprechen Sie uns an und Sie werden sehen, wie günstig wir Formulare, Anträge oder alles was es zu erfassen gibt, mit einer sehr hohen Qualität digitalisieren und erfassen, so dass Sie von den Daten schnell und effizient einen großen Nutzen haben.