Datenerfassung im Ausland – eine verlockende Variante, die billig ist, aber nicht immer günstig!
Ihnen liegen Daten als Antwortkarten oder Coupons vor, die Sie erfassen lassen möchten? Zum Beispiel die Adressen aus einem Gewinnspiel? Sie planen ein Kundenbindungsprogramm, bei dem Kunden ihre Anschrift auf Anmeldekarten eintragen und darin ihre Zustimmung geben, zukünftig von Ihnen beworben zu werden?
Vielleicht hatten Sie bislang noch nie mit Datenerfassung zu tun und kennen daher keinen Dienstleister dem Sie vertrauen, dass er für Sie nach Ihren Wünschen und Regeln Ihre sensiblen Daten erfasst. Also suchen Sie wahrscheinlich im Internet nach „Datenerfassung“. Oder Sie lassen sich von Ihrer Agentur oder einem bekannten Unternehmen einen Datenerfasser empfehlen.
Ein „heißer Tipp“ klingt oft verlockend
Wenn man Ihnen dann einen „heißen Tipp“ gibt, wo Sie Ihre Daten besonders preisgünstig erfassen lassen können, sind Sie gut beraten genau zu überlegen wie Sie im Anschluss mit Ihren gewonnenen Kundendaten umgehen wollen.
Sehr billige Anbieter sitzen oft im Ausland bzw. arbeiten mit Erfassern in Ländern wie z.B. Vietnam, Rumänien, Bulgarien oder Thailand zusammen. Sie sind deswegen nicht an Mindestlohnvorgaben gebunden wie ein deutscher Datenerfasser. Darüber hinaus sind die Personalkosten, Kosten für die Infrastruktur sowie Steuern im Ausland meist deutlich günstiger, so dass solche Anbieter Ihnen konkurrenzlos günstige Preise anbieten können.
Aber: aus unserer Erfahrung wissen wir, dass der Preis – verständlicherweise – oft das erste Kriterium ist, auf das Kunden achten. Wo die Daten dann letztendlich erfasst werden, ist ihnen meist egal, wenn die Ersparnis gegenüber einem deutschen Unternehmen so groß ist, dass es sich für sie rechnet. Oft hören wir Sätze wie: „Es ist mir egal, ob die Daten in Thailand abgetippt werden, mir kommt es nur darauf an, dass ich am Ende eine Liste von Kunden habe, die ich anschreiben kann.“ Ein solcher Satz relativiert sich dann aber wieder, wenn die Namen schlecht geschrieben oder wahllos abgekürzt sind. Wie soll ein Kunde denn die Ansprache von jemandem ernst nehmen, der noch nicht mal seinen Namen richtig schreiben kann?
Datenerfassung in Deutschland
Sprachgefühl verbessert die Qualität
Doch immer wieder hören wir auch von Kunden, die mit negativen Erfahrungen zurückkommen und sich dann nach einem Dienstleister für Datenerfassung in Deutschland umsehen.
Denn auch wenn Datenerfasser im Ausland damit werben, neben billigen Preisen auch geschultes Personal einzusetzen und deutsche Datenschutzrichtlinien einzuhalten, zeigt es sich in der Praxis oft, dass deutsche Adressen nicht mit gleicher Qualität erfasst werden, wie es ein Dienstleister in Deutschland tut – ganz einfach deshalb, weil diese Belege häufig handschriftlich ausgefüllt und deshalb oft schlecht zu lesen sind.
Ein Datenerfasser, der mit deutschen Adressen und den hier typischen Namen vertraut ist, kann sich auch bei schlecht lesbaren Handschriften aus Erfahrung erschließen, welcher Name gemeint sein könnte. Jemand, dem diese Erfahrung fehlt, erfasst einfach das, was er auf dem Beleg liest, egal, ob es eine „Sosanne Müller“ oder ein „Hainz Schmid“ ist.
Und dann kann auch eine gute Software keine fehlerfreie Zuordnung zur Anrede schaffen.
Bei einem Massengewinnspiel, bei dem Sie Hunderttausende von Karten oder Coupons mit Adressen und Anschriften erfassen lassen, mögen die Anforderungen an die Qualität für Sie nicht so hoch sein, da hier die Masse der Adressen zählt. Aber auch hier gilt: wie soll ein Kunde denn die Ansprache von jemandem ernst nehmen, der noch nicht mal seinen Namen richtig schreiben kann?
Der Datenerfasser als Dienstleister und Ansprechpartner
vor Ort ist mehr wert, als es kostet.
Spätestens, wenn Sie ein Kundenbindungsprogramm starten und die erfassten Daten die Grundlage einer dauerhaften Kundendatenbank sein sollen, auf die sie noch lange Zeit zugreifen und mit der sie regelmäßig Ihre Kunden ansprechen möchten, sollten Sie sich überlegen, wie wichtig die Qualität der erfassten Daten für Sie ist.
Gerade wenn Ihnen jemand bei einer Maßnahme seine Zustimmung geben hat, dass Sie Ihn mit Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen ansprechen dürfen, halten Sie einen großen Schatz in Händen. Um dieses Potential dann voll ausschöpfen zu können, ist eine korrekte Schreibweise von Namen und Anschriften der Kunden extrem wichtig. Nichts ist für einen Kunden ärgerlicher, als mit „Herr Hannelora Müller“ angesprochen zu werden.
Neben der besseren Datenqualität bei der Erfassung durch Menschen, die mit den hiesigen Namens- und Anschriftenkonventionen vertraut sind, nennen Kunden uns oft einen noch entscheidenden Punkt, warum sie von der Datenerfassung im Ausland abgekommen sind:
Hier, in Deutschland, haben sie einen konkreten Ansprechpartner vor Ort, mit dem Fragen, Ideen, Probleme auf dem „kleinen Dienstweg“ zu den hier üblichen Arbeitszeiten schnell und unbürokratisch per Email oder Telefon oder auch in einem persönlichen Gespräch geklärt werden können.
Sitzt der Dienstleister hingegen z.B. in Thailand, sorgt allein die Zeitverschiebung dafür, dass Besprechungen immer mit einem erhöhten Koordinierungsaufwand verbunden sind. Auch berichten uns Kunden, die wieder hier erfassen lassen, immer wieder, dass man bei Erfassungsfirmen im Ausland keinen festen Ansprechpartner hatte, die Gesprächspartner telefonisch schlecht zu erreichen waren oder nicht im Thema waren.
Bei Firmen wie der in Bonn ansässigen DESH Datenservice GmbH können Sie hingegen sicher sein, dass Ihre Ansprechpartner mit Ihren Belegen und dem Verarbeitungsprozeß vertraut ist und diesen gerne auch gemeinsam mit Ihnen entwickelt… und weiterentwickelt!
Was passiert mit Ihren Belegen in Asien, Osteuropa oder Afrika?
Hinzu kommt bei Erfassung im Ausland die Notwendigkeit, dass Sie Ihre Belege dorthin per Post verschicken müssen. Zwar können Ihnen die Erfassungsunternehmen auf Ihrer Website eine Behandlung nach deutschen Datenschutzrichtlinien versprechen, aber was ist mit dem Postweg, mit dem Versand von hochsensiblem Material wie Adressdaten auf Coupons oder Karten nach Asien, auf den Balkan oder nach Afrika?
Wie die Post dort funktioniert und in welchem Zustand die Pakete dort eintreffen, können auch diese Dienstleister nicht garantieren oder beeinflussen, selbst wenn sie in ihrem Unternehmen tatsächlich alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Auch haben Sie keinen Einfluss auf die Dauer des Postwegs – wenn Sie Ihr Mailing besonders schnell verschicken möchten oder es Ihnen wichtig ist, dass Kunden unmittelbar nach der Anmeldung in der Datenbank angelegt werden, damit sie z.B. ein Willkommensgeschenk erhalten, kann der Versand Ihrer Kundendaten ins Ausland im schlimmsten Fall Wochen oder gar Monate dauern. Dabei ist das Risiko erhöht, dass das Paket verlorengeht oder vom Zoll festgehalten wird, wovon uns Kunden auch schon berichtet haben.
Auch Fragen der Lagerung und der gesicherten Entsorgung der Belege nach Abschluss des Auftrags sind nicht zu überprüfen. Bei DESH werden Ihre Belege Datenschutz konform durch ein nach BDSG zertifiziertes Unternehmen vernichtet und gerne weisen wir Ihnen dieses auch nach. Ob Ihre Belege in Südafrika oder Rumänien wirklich von Entsorgern, die den Ansprüchen des deutschen Datenschutzgesetzes entsprechen oder gar darauf zertifiziert sind, unwiederbringlich vernichtet werden, müssen Sie dem anbietenden Dienstleister glauben.
Lassen Sie sich von den Vorteilen der Datenerfassung in Deutschland überzeugen!
Natürlich ist die Datenerfassung in Deutschland ein paar Cent teurer als die Erfassung in Südafrika, Vietnam oder Bulgarien. Wir halten uns an die gesetzlichen Mindestlohnstandards und zahlen in Deutschland Steuern.
Aber zufriedene Kunden, die negative Erfahrungen mit vermeintlich „billiger“ Datenerfassung im Ausland gemacht haben, berichten uns immer wieder, dass die Vorteile, die man durch die Erfassung in Deutschland hat, gegenüber den paar gesparten Cents pro Beleg deutlich überwiegen, zumal wenn man beim Versand ins Ausland nicht weiß, wo die Belege abgeblieben sind, die Datenqualität zu wünschen übrig lässt und man mehrere Male vergeblich versucht hat, einen Ansprechpartner zur eigenen Arbeitszeit ans Telefon zu bekommen.
Datenerfassung in Deutschland ist transparent: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Dienstleister persönlich kennenzulernen, sich das Unternehmen anzuschauen, das Ihre sensiblen Daten behandelt und außerdem können Sie sich sicher sein, dass alle gesetzlichen Vorgaben wirklich eingehalten werden.
Bei Interesse können die Kunden unsere Geschäftsräume in Bonn besichtigen und sich ganz konkret zeigen lassen, was mit ihren Belegen geschieht. Und das von der Postannahme über das Einscannen und den Erfassungsprozess bis hin zur gesicherten Entsorgung.
Gerade bei langfristigen Projekten, bei denen Ihnen eine hohe Qualität wichtig ist, damit Sie Ihre eigenen Kunden nicht durch unprofessionelle Ansprache verprellen, sollten Sie genau überlegen, was Ihnen wichtig ist: billige Erfassung oder ein Partner, der Sie persönlich betreut und mit dem Sie Ihr Verfahren gemeinsam aufsetzen, besprechen und jederzeit im produktiven Austausch weiterentwickeln können.
Testen Sie uns – Sie werden sehen, unsere Preise sind fair kalkuliert und das bei allen Vorteilen, die eine Erfassung in Deutschland bietet.