Datenerfassung im Ausland – eine verlockende Variante, die mit den falschen Partnern billig ist, aber nicht immer günstig!

Ihnen liegen Daten als Antwortkarten oder Coupons vor, die Sie erfassen lassen möchten? Zum Beispiel die Adressen aus einem Gewinnspiel? Sie planen ein Kundenbindungsprogramm, bei dem die Kunden ihre Anschrift auf Anmeldekarten eintragen und darin ihre Zustimmung geben, zukünftig von Ihnen beworben zu werden?

Vielleicht hatten Sie bislang noch nie mit Datenerfassung zu tun und kennen daher keinen Dienstleister, dem Sie vertrauen, dass er für Sie nach Ihren Wünschen und Regeln Ihre sensiblen Daten erfasst. Also suchen Sie wahrscheinlich im Internet nach „Datenerfassung“. Oder Sie lassen sich von Ihrer Agentur oder einem bekannten Unternehmen einen Datenerfasser empfehlen.

Ein „heißer Tipp“ klingt oft verlockend

Wenn man Ihnen dann einen „heißen Tipp“ gibt, wo Sie Ihre Daten besonders preisgünstig erfassen lassen können, sind Sie gut beraten genau zu überlegen wie Sie im Anschluss mit Ihren gewonnenen Kundendaten umgehen wollen.

Sehr billige Anbieter sitzen oft im Ausland bzw. arbeiten mit Erfassern in Ländern außerhalb der Europäischen Union, wie z.B. Vietnam oder Thailand zusammen. Sie sind deswegen nicht an Mindestlohnvorgaben gebunden wie ein deutscher Datenerfasser. Darüber hinaus sind die Personalkosten, Kosten für die Infrastruktur sowie Steuern im Ausland meist deutlich günstiger, so dass solche Anbieter Ihnen konkurrenzlos günstige Preise anbieten können.

Aber: aus unserer Erfahrung wissen wir, dass der Preis – verständlicherweise – oft das erste Kriterium ist, auf das Kunden achten. Wo die Daten dann letztendlich erfasst werden, ist ihnen meist egal, wenn die Ersparnis gegenüber einem deutschen Unternehmen so groß ist, dass es sich für sie rechnet. Oft hören wir Sätze wie: „Es ist mir egal, ob die Daten in Thailand abgetippt werden, mir kommt es nur darauf an, dass ich am Ende eine Liste von Kunden habe, die ich anschreiben kann.“ Ein solcher Satz relativiert sich dann aber wieder, wenn die Namen schlecht geschrieben oder wahllos abgekürzt sind. Wie soll ein Kunde denn die Ansprache von jemandem ernst nehmen, der noch nicht mal seinen Namen richtig schreiben kann?

Datenerfassung in Deutschland
Sprachgefühl verbessert die Qualität

Doch immer wieder hören wir auch von Kunden, die mit negativen Erfahrungen zurückkommen und sich dann nach einem Dienstleister für Datenerfassung in Deutschland umsehen.

Denn auch wenn Datenerfasser im Ausland damit werben, neben billigen Preisen auch geschultes Personal einzusetzen und deutsche Datenschutzrichtlinien einzuhalten, zeigt es sich in der Praxis oft, dass deutsche Adressen nicht mit gleicher Qualität erfasst werden, wie es ein Dienstleister in Deutschland tut – ganz einfach deshalb, weil diese Belege häufig handschriftlich ausgefüllt und deshalb oft schlecht zu lesen sind.

Ein Datenerfasser, der mit deutschen Adressen und den hier typischen Namen vertraut ist, kann sich auch bei schlecht lesbaren Handschriften aus Erfahrung erschließen, welcher Name gemeint sein könnte. Jemand, dem diese Erfahrung fehlt, erfasst einfach das, was er auf dem Beleg liest, egal, ob es eine „Sosanne Müller“ oder ein „Hainz Schmid“ ist.
Und dann kann auch eine gute Software keine fehlerfreie Zuordnung zur Anrede schaffen.

Bei einem Massengewinnspiel, bei dem Sie Hunderttausende von Karten oder Coupons mit Adressen und Anschriften erfassen lassen, mögen die Anforderungen an die Qualität für Sie nicht so hoch sein, da hier die Masse der Adressen zählt. Aber auch hier gilt: wie soll ein Kunde denn die Ansprache von jemandem ernst nehmen, der noch nicht mal seinen Namen richtig schreiben kann?

Die Kosten sind oft ein Sachzwang, der zu einer Erfassung im europäischen Ausland führt

Wir haben als ein Datenerfasser und Dienstleister vor Ort erkannt, dass wir uns hier am Kundenbedürfnis orientieren müssen und deshalb für unsere Kunden eine hybride Lösung im Angebot, bei der wir als zentraler Ansprechpartner hier vor Ort der Ankerpunkt der kompletten Abwicklung im Prozess sind.

Wir sind Ihre Ansprechpartner hier vor Ort, zu den Arbeitszeiten, die sich mit Ihren Bürozeiten decken. Wir nehmen Ihre Dokumente hier in Deutschland an und bereiten sie hier auf und scannen sie vor Ort. Das stoffliche Material bleibt in Deutschland.

Wir arbeiten mit einem sehr zuverlässigen und qualitativ überzeugenden Partner im EU-Land Bulgarien konstruktiv und vertrauensvoll zusammen. Damit können wir unsere Kunden beim Sachzwang der Kosteneinsparung unterstützen.

Die Datensätze, die unser Partner erfasst, werden im Rücklauf hier in Deutschland im Zuge der Qualitätssicherung in den wichtigsten Feldern, wie z.B. Vorname und Name, über eine intelligente Software geprüft, damit es nicht zum „Hains Schmidt“ oder der „Hannelora Müller“ kommt.

Dass eine Prüfung der Adresse gegen Postbestände erfolgt, ist selbstredend.

Die so geprüften Daten erhalten Sie dann auch wieder von uns, Ihrem Dienstleister hier vor Ort.

Der Datenerfasser als Dienstleister und Ansprechpartner
vor Ort ist mehr wert, als es kostet.

Wie Sie sehen, haben wir uns als der Datenerfasser und Dienstleister vor Ort auch bei unserer Hybridlösung Gedanken um die Qualität Ihrer Daten gemacht, damit Sie beim Start Ihres Kundenbindungsprogramms mit den erfassen Daten eine gute Grundlage für die Schaffung einer dauerhaften, qualitativ guten Kundendatenbank erreichen, auf die sie noch lange Zeit zugreifen und mit der sie regelmäßig Ihre Kunden ansprechen können.

Ja, unsere Hybridlösung ist durch unsere in Deutschland erbrachte Dienstleistung etwas teurer, als die reine billige Erfassung im Ausland, aber Sie sollten Sie sich überlegen, wie wichtig die Qualität der erfassten Daten für Sie ist.

Gerade wenn Ihnen jemand bei einer Maßnahme seine Zustimmung gegeben hat, dass Sie Ihn mit Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen ansprechen dürfen, halten Sie einen großen Schatz, Ihr Datengold in Händen. Um dann das Potential Ihres Datengoldes voll ausschöpfen zu können, ist eine korrekte Schreibweise von Namen und Anschriften der Kunden extrem wichtig. Nichts ist für einen Kunden ärgerlicher, als mit „Herr Hannelora Müller“ angesprochen zu werden.

Neben der besseren Datenqualität bei der Prüfung durch Menschen, die mit den hiesigen Namens- und Anschriftenkonventionen vertraut sind, nennen Kunden uns oft einen noch entscheidenden Punkt, warum sie von der Datenerfassung im Ausland abgekommen sind:

Hier, in Deutschland, haben sie einen konkreten Ansprechpartner vor Ort, mit dem Fragen, Ideen, Probleme auf dem „kleinen Dienstweg“ zu den hier üblichen Arbeitszeiten schnell und unbürokratisch per Email oder Telefon oder auch in einem persönlichen Gespräch geklärt werden können.

Sitzt der Dienstleister hingegen z.B. in Thailand, sorgt allein die Zeitverschiebung dafür, dass Besprechungen immer mit einem erhöhten Koordinierungsaufwand verbunden sind. Auch berichten uns Kunden, die wieder hier erfassen lassen, dass man bei Erfassungsfirmen im Ausland keinen festen Ansprechpartner hatte, die Gesprächspartner telefonisch schlecht zu erreichen waren oder nicht im Thema waren.

Genau das haben wir in unserer hybriden Lösung für Sie abgebildet. Sie haben nur mit uns als festem Ansprechpartner hier vor Ort zu tun. Denn bei Firmen wie der in Bonn ansässigen DESH Datenservice GmbH können Sie sicher sein, dass Ihre Ansprechpartner mit Ihren Belegen und dem Verarbeitungsprozess vertraut sind und diesen gerne auch gemeinsam mit Ihnen entwickeln… und weiterentwickeln!

Noch ein Problem umgehen Sie mit der hybriden DESH Lösung. Denn die Frage: „Was passiert mit meinen Belegen in Asien, Osteuropa oder Afrika?“ muss Sie nicht quälen.

Denn mit unserer Lösung stellt sich für Sie nicht die Frage, wie Sie die die Notwendigkeit klären, dass Sie Ihre Belege dorthin per Post verschicken müssen.

Zwar können Ihnen die Erfassungsunternehmen auf Ihrer Website eine Behandlung nach deutschen Datenschutzrichtlinien versprechen, aber was ist mit dem Postweg, mit dem Versand von hochsensiblem Material wie Adressdaten auf Coupons oder Karten nach Asien, auf den Balkan oder nach Afrika?

Wie die Post dort funktioniert und in welchem Zustand die Pakete dort eintreffen, können auch diese Dienstleister nicht garantieren oder beeinflussen, selbst wenn sie in ihrem Unternehmen tatsächlich alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Auch haben Sie keinen Einfluss auf die Dauer des Postwegs – wenn Sie Ihr Mailing besonders schnell verschicken möchten oder es Ihnen wichtig ist, dass Kunden unmittelbar nach der Anmeldung in der Datenbank angelegt werden, damit sie z.B. ein Willkommensgeschenk erhalten, kann der Versand Ihrer Kundendaten ins Ausland im schlimmsten Fall Wochen oder gar Monate dauern. Dabei ist das Risiko erhöht, dass das Paket verlorengeht oder vom Zoll festgehalten wird, wovon uns Kunden auch schon berichtet haben.

Auch Fragen der Lagerung und der gesicherten Entsorgung der Belege nach Abschluss des Auftrags sind nicht zu überprüfen. Bei der hybriden DESH-Lösung werden Ihre Belege datenschutzkonform durch ein nach BDSG zertifiziertes Unternehmen vernichtet und gerne weisen wir Ihnen dieses auch nach. Ob Ihre Belege in Südafrika oder Thailand wirklich von Entsorgern, die den Ansprüchen des europäischen Datenschutzgesetzes entsprechen oder gar darauf zertifiziert sind, unwiederbringlich vernichtet werden, müssen Sie dem anbietenden Dienstleister glauben.

Lassen Sie sich von den Vorteilen der hybriden DESH-Lösung überzeugen!

Natürlich ist die Datenerfassung auch mit der hybriden DESH-Lösung durch die in Deutschland anfallenden Arbeiten ein paar Cent teurer, als die komplette Erfassung in Südafrika, Vietnam oder Thailand. Wir halten uns eben an die gesetzlichen Mindestlohnstandards und zahlen in Deutschland Steuern.

Aber zufriedene Kunden, die negative Erfahrungen mit vermeintlich „billiger“ Datenerfassung im Ausland gemacht haben, berichten uns immer wieder, dass die Vorteile, die man durch die Erfassung in Deutschland hat, gegenüber den paar gesparten Cents pro Beleg deutlich überwiegen, zumal wenn man beim Versand ins Ausland nicht weiß, wo die Belege abgeblieben sind, die Datenqualität zu wünschen übrig lässt und man mehrere Male vergeblich versucht hat, einen Ansprechpartner zur eigenen Arbeitszeit ans Telefon zu bekommen.

Der hybride DESH-Prozess ist transparent: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Dienstleister vor Ort persönlich kennenzulernen, sich das Unternehmen anzuschauen, das Ihre sensiblen Daten behandelt und außerdem können Sie sich sicher sein, dass alle gesetzlichen Vorgaben wirklich eingehalten werden.
Bei Interesse können die Kunden unsere Geschäftsräume in Bonn besichtigen und sich ganz konkret zeigen lassen, was mit ihren Belegen geschieht. Und das von der Postannahme über das Einscannen und den Qualitätssicherungsprozess bis hin zur gesicherten Entsorgung.

Gerade bei langfristigen Projekten, bei denen Ihnen eine hohe Qualität wichtig ist, damit Sie Ihre eigenen Kunden nicht durch unprofessionelle Ansprache verprellen, sollten Sie genau überlegen, was Ihnen wichtig ist: billige Erfassung oder ein Partner, der Sie persönlich betreut und mit dem Sie Ihr Verfahren gemeinsam aufsetzen, besprechen und jederzeit im produktiven Austausch weiterentwickeln können.

Testen Sie uns – Sie werden sehen, unsere Preise sind fair kalkuliert und das bei allen Kostenvorteilen, die Ihnen unsere hybride Lösung bringt.

Eben: DESH ist Ihr zuverlässiger Dienstleister und Ansprechpartner vor Ort. Aber klar, bieten wir Ihnen neben unserer hybriden Lösung auch die klassische Datenerfassung Made in Germany! an.

Sprechen Sie uns an, wir finden eine Lösung.