ZUGFeRD – Das für den Menschen lesbare Format mit X-Rechnungsdaten

Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride und beliebte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, da es eine Kombination aus maschinenlesbarem XML und einem für den Menschen lesbaren PDF-Dokument bietet.

Zu bedenken ist hier allerdings, dass die im ZUGFeRD- PDF eingebettete XML-Datei das fiskalisch führende Dokument ist und das PDF-Dokument lediglich ein „Beiblatt mit Informationen ohne rechtlich bindenden Charakter“ im Sinne des Steuerrechts ist.

Herausforderungen rund um die Einführung von ZUGFeRD

So gibt es einige Probleme und Herausforderungen, die bei der Einführung der E-Rechnung mit ZUGFeRD auftreten können. Diese stammen aus der Praxis der Bearbeitung der Eingangspost unserer Kunden:

1. Herausforderung: Komplexität der Implementierung

Die Integration von ZUGFeRD in bestehende Systeme ist komplex, da es sowohl technische Kenntnisse im Umgang mit XML- und PDF-Formaten erfordert als auch die Einhaltung der jeweiligen Standards notwendig ist.

2. Herausforderung: Kompatibilität und Standardversionen

Es gibt verschiedene Versionen von ZUGFeRD (z.B. 1.0, 2.0), und nicht alle Systeme unterstützen alle Versionen vollständig. Das eigentliche ZUGFeRD-Format, das 100% kompatibel zu den komplexen Anforderungen der E-Rechnung ist, ist ein Format ab Version 2.1. Gerade die Versionen kleiner 2.0 bieten keine eindeutige Konformität bei der Einbindung und führen aufgrund eines fehlerhaften Aufbaus häufig zu Problemen.

Tipp: Ein Hinweis, wie man die Version ermitteln kann, gibt der Name der eingebetteten XML-Datei, der in den Beschreibungsdaten („Meta-Daten“) des ZUGFeRD-PDFs hinterlegt ist.

Öffnet man das PDF-File mit einem Editor, wie z.B. Notepad++, und sucht dann mit der Tastenkombination Strg+F nach nach dem Wort „Invoice“, so findet man im Wert „DocumentFilename“ den Dateinamen, der den Hinweis auf die Version gibt:

  • ZUGFeRD 1.0 arbeitet mit dem Dateinamen »ZUGFeRD-invoice.xml«
  • ZUGFeRD 2.0 arbeitet mit dem Dateinamen »zugferd-invoice.xml«
  • ZUGFeRD 2.1 und Factur-X: arbeiten mit dem Dateinamen »factur-x.xml«

Nach den Feststellungen aus der Praxis arbeiten nur das Format 2.1 und Factur-x wirklich kompatibel mit dem geforderten Standard der E-Rechnungen, so dass der eigentliche Vorteil, dass das XML File zuverlässig alle Daten liefert, erst ab dieser Version wirklich nutzbar ist.

3. Herausforderung: Fehleranfälligkeit bei der Erstellung

Wenn Rechnungen manuell erstellt werden, besteht die Gefahr von Fehlern im XML-Code oder im PDF, was die Verarbeitung erschweren kann.

Allerdings arbeiten auch viele Softwareprogramme – sogar teils renommierter Hersteller und sogar großer Lieferanten wie Strom- oder Telekommunikationsanbieter – nicht fehlerfrei bei der Erstellung der hybriden ZUGFeRD-Rechnung.

 

Typische Fehler und Hürden beim Erstellen einer Rechnung im ZUGFeRD-Format

  • Es ist zwar ein XML-File in den Beschreibungsdaten des PDFs hinterlegt, das XML File mit den relevanten Informationen fehlt aber.

Ein solches ZUGFeRD entspricht nicht den Vorgaben, dass die Daten aus dem XML File im E-Rechnungsprozess führend sind. Ein solches PDF kann nur als „Sonstige“ Rechnung akzeptiert werden.

DESH weist im Eingangsprozess solche Dokumente konsequent mit einem erklärenden Fehlerrückgabecode ab, da ein Import in das System eine steuerlich nicht korrekte Behandlung wäre, da das geforderte und angegebene führende XML File nicht vorhanden ist.

  • Das in den Beschreibungsdaten des PDF hinterlegte XML File mit den relevanten Unterlagen ist nicht korrekt eingebunden.

Das XML File muss in den Meta-Daten des PDF-Dokumentes aufgrund der PDF/A Konformität an 2 Stellen eingebunden werden. Hier haben die Softwarehersteller in der Erstellung häufig Schwierigkeiten. Die Einbindung der Unterlagen in das PDF File in den „Description Parametern“ wird zwar angegeben, aber die Einbettung in die PDF/A Meta-Daten wird nicht vorgenommen.

Auch hier führt der fehlerhafte Aufbau zur Abweisung, da das führende XML-File nicht, wie es vorgesehen ist, aufgefunden werden kann.

Gerade bei späteren automatisch -z.B. im Rahmen von Betriebsprüfungen – durchgeführten Scans auf solche im Archiv liegenden hybriden Rechnungen, würden dann die Fehler auffallen und somit das Dokument im Sinne eines Umsatzsteuerbeleges unbrauchbar machen.

Das ist der Grund, warum DESH im Eingangsprozess solche Dokumente konsequent mit einem erklärenden Fehlerrückgabecode abweist.

  • Rechnungsbegründende Unterlagen in das hybride ZUGFeRD einbetten

Gerade bei Handwerkerrechnungen ist es üblich, dass weitere rechnungsbegründende Unterlagen, wie auch bei einer analogen Papierrechnung, als erklärende Anlagen der Rechnung beigefügt werden.

Hier tun sich auch sehr viele Softwarehersteller mehr als schwer.

Weitere rechnungsbegründende Unterlagen können ab der Version ZUGFeRD 2.0 beigefügt werden, in dem diese in das PDF-Dokument eingebettet werden.

Beispielhaft soll hier genannt werden:

  • Arbeitsberichte
  • Stundenzettel
  • Dokumentierende Fotos der Arbeit
  • Tabellenkalkulation mit Berechnungen
  • CAD-Design
  • Dateien oder Dokumente mit technischen Angaben
  • Lieferschein/Warenversandbelege
  • Auslagenbeleg

Rechnungsbegründende Unterlagen dienen zur Erläuterung und Erklärung der Rechnungsforderung, erfordern aber die Angabe eines geeigneten MIME-Typs im PDF/A-Dokument, jedoch keine zusätzlichen XMP-Metadaten.

Leider ist es so, dass die Spezifikationen zu den Profilen zu ZUGFeRD 2.1 hier aber nicht eindeutig sind.

Klar ist, dass, wenn rechnungsbegründende Unterlagen angegeben sind, diese je Dokument mit dem Element AdditionalReferencedDocument in der XML-Datei angegeben sein müssen.

Beispiel:
<ram:AdditionalReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>T 4711 001 2025</ram:IssuerAssignedID>
<ram:URIID>#ef=Arbeitsbericht.pdf</ram:URIID>

Wenn man dann das PDF-Dokument in einem PDF-Viewer öffnet und auf die Anlagenklammer klickt, so sieht man neben der XML Datei auch das eingebettete Dokument mit dem Namen „Arbeitsbericht.pdf“.

Wird das so nicht angegeben, kann man davon ausgehen, dass in den META-Daten des ZUGFeRD-Dokuments die begleitenden Unterlagen nicht korrekt eingebunden sind.

Tiefere Spezifikationen findet man im Netz auf Seiten wie zum Beispiel https://www.pdflib.com/.

  • Das in den Beschreibungsdaten des PDF hinterlegte XML File entspricht nicht dem PDF-Dokument

Das Problem ist auch noch nicht wirklich bei allen Softwareherstellern angekommen. So sind auf dem lesbaren PDF-Dokument Angaben enthalten, die sich dann in der fiskalisch führendenden XML-Datei nicht abgelegt sind.

Sei es, dass der Käufername des Anschriftenfeldes des PDF-Dokumentes sich nicht unter dem Schlüssel „BuyerTradeName“ wiederfindet, oder aber – was gerade bei Handwerkerrechnungen tragisch ist -, dass Beträge zu Haushaltsnahen Dienstleistungen auf dem PDF-Dokument ausgewiesen, aber nicht in der begleitenden XML-Datei enthalten sind. Der Grund ist hier, dass hierfür schlichtweg kein Datenfeld im XML-Format vorgesehen ist.

Rückfragen bei den entsprechenden Stellen ergaben, dass der HNDL-Betrag „nicht umsatzsteuerrelevant“ sei und man deshalb den Sachverhalt nicht vorgesehen hätte.

Gerade im Handwerkerbereich arbeitet hier DESH deswegen sehr lösungsorientiert.

Das XML-File darf nicht verändert werden, deshalb lesen wir zusätzlich das PDF-Dokument per Texterkennung aus und setzen solche Werte in kundeneigene Felder der Archivierungsdatenbank.

Somit stehen solche Werte ebenfalls im Prozess zur Verfügung.

  • Akzeptanz bei Geschäftspartnern

Gerade das hybride Format des für den Menschen lesbaren PDF-Dokumentes und der automatisch zu verarbeitenden XML-Datei erfreut sich in den Backoffice-Einheiten großer Beliebtheit, denn die Darstellung in der gewohnten Rechnungsform wird hier als Vorteil gesehen.

Wenn, wie bei der reinen X-Rechnung, nur das XML File eingespielt wird, so kann dieses Format nur mit einem speziellen Viewer dargestellt werden, der zwar auch eine Struktur hat, aber nicht so übersichtlich ist, wie es der Mensch von einem herkömmlichen Rechnungsformular gewohnt ist.

Deshalb wird die Verwendung von ZUGFeRD anstatt reiner X-Rechnungen die Akzeptanz Ihrer Geschäftspartner für diese Art der Rechnung deutlich erhöhen.

  • Kosten und Ressourcen:

Die Umstellung auf den Prozess der elektronischen Rechnung geht häufig mit der Investition in neue Software, Schulungen und Anpassungen der Prozesse einher, was natürlich Kosten im Betrieb verursacht.

Der Gesetzgeber hat aber bis auf wenige Ausnahmen alle Rechnungssteller und Empfänger dazu verpflichtet, bis zum 31.12.2027 Prozesse zu schaffen, um ab dem 01.01.2028 nur noch Rechnungen im hybriden ZUGFeRD Format oder als reine X-Rechnung zu erstellen und zu verarbeiten.

 

Tipps für den Umstieg auf das ZUGFeRD-Format

Gerade ZUGFeRD bietet trotz dieser Herausforderungen auch viele Vorteile, wie die Automatisierung und damit Vereinfachung der Rechnungsprozesse, wenn es richtig umgesetzt wird. Deshalb lohnt es sich, bereits jetzt auf dieses Format umzusteigen.
Bei der Umsetzung können wir folgende Tipps geben:

  • Schrittweise Implementierung

Beginnen Sie mit einer Pilotphase, um die Integration in kleinen Schritten zu testen, zum Beispiel mit einem Kunden als „Pilotprojekt“, von dem Sie auch nützliches Feedback erhalten. So können Sie die Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor Sie die Rechnungen in die „breite Masse“ streuen.

  • Schulung und Weiterbildung

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team die technischen Grundlagen von ZUGFeRD versteht. Schulungen helfen, Fehler zu vermeiden und die Akzeptanz zu erhöhen.

  • Kompatibilität prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre verwendete Software die aktuelle ZUGFeRD-Version unterstützt. Bei Bedarf können Sie auf kompatible Lösungen umsteigen oder Updates einspielen.

Sollten Sie nach dem Versand einer ZUGFeRD-Rechnung aus Ihrer Software heraus Rückmeldungen Ihrer Rechnungsempfänger erhalten, dass z.B. Anhänge nicht richtig eingebunden sind oder der Name Ihrer XML-Datei nicht passt, zögern Sie nicht, an Ihren Softwarehersteller heranzutreten.

  • Klare Kommunikation mit Geschäftspartnern

Informieren Sie Ihre Partner frühzeitig über die Umstellung und klären Sie, welche Formate sie unterstützen. Das erleichtert die Zusammenarbeit.

  • Sicherheitsmaßnahmen umsetzen

Achten Sie auf sichere Übertragungswege (z.B. verschlüsselte E-Mails oder sichere Plattformen) und sichere Speicherung der Daten, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

  • Automatisierung nutzen

Automatisieren Sie die Erstellung und den Versand der Rechnungen, um Fehler zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

  • Regelmäßige Tests und Qualitätssicherung

Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Rechnungen korrekt erstellt und verarbeitet werden. Das hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen.

  • Flexibilität bewahren

Sei Sie offen für Updates und Anpassungen, da sich Standards und Technologien weiterentwickeln. So bleiben Sie auf dem neuesten Stand.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, können Sie die Einführung von ZUGFeRD reibungsloser gestalten und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung optimal nutzen.

Was können wir sonst noch für Sie tun?