E-Rechnungspflicht ab 2025

Elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“) sind die Zukunft der Rechnungsstellung. Und diese Zukunft steht mit ein paar Pflichten vor der Tür aller deutschen Unternehmen. Grund dafür ist die E-Rechnungspflicht, die in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 mit Übergangsfristen Zug um Zug eingeführt wird.
Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend.
Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBI 2024 I Nr. 108) enthalten.

 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, auch E-Invoice, ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat. Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format erstellt, das die automatische und elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung ermöglicht.
Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht mehr als PDF oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden, sondern als eine Datei im XML-Format, welche von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt maschinell eingelesen werden kann.
Das XML-Format ist das Kürzel für „Extensible Markup Language“ (zu Deutsch: „Erweiterbare Auszeichnungssprache“). Diese Auszeichnungssprache dient zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei.
Eine solche Datei kann vom Menschen nur sehr schwierig gelesen werden, ist aber für die Software sehr gut lesbar.

 

Mindestanforderungen an die E-Rechnung

Die E-Rechnung muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:

  • Sie muss alle relevanten Informationen enthalten, z.B. die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum und den Rechnungstext.
  • Sie muss in einem strukturierten Format (hauptsächlich XML-Format, andere Formate sind auch möglich) erstellt sein, welches die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
  • Sie muss verpflichtend die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen.
  • Sie muss im unveränderten und unveränderbaren Format archiviert werden.

 

ZUGFeRT als Hybrides Format

Erfüllt werden diese Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die unter anderem im Öffentlichen Auftragswesen bereits jetzt zum Einsatz kommt.

Eine Alternative, die eine Kombination aus „menschenlesbarem“ PDF und „maschinenlesbarer“ XML-Datei darstellt, ist das hybride ZUGFeRT-Format (es muß aber mindestens in der Version 2.0.1 formatiert sein, um die Voraussetzungen der Norm zu erfüllen).

Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verbände und in dem Entwurfsschreiben vom 13.6.2024 ausdrücklich bestätigt.

 

Sonstige Rechnung

Alles, was nicht dem vorher dargestellten X-Rechnungsformat oder dem ZUGFeRT-Format entspricht, gilt ab dem 01.01.2025 als „sonstige Rechnung“.

Somit fallen unter den Begriff der sonstigen Rechnungen die klassischen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format z.B. als PDF übermittelt werden.

Der Versand dieser Rechnung darf nur mit dem Einverständnis des Kunden erfolgen und kann sogar abgelehnt werden.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als
elektronische Rechnung!

Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung für alle erst später greift.

 

Im B2B Bereich ist die „Möglichkeit zum Empfang der E-Rechnung“ ab dem ersten Tag verpflichtend

Jedes Unternehmen muss im B2B Bereich ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen, im strukturierten Format empfangen können und akzeptieren, wenn der Rechnungsaussteller dieses Format wählt.

Dies betrifft auch kleinere Unternehmen.

 

Folgende Regeln gelten in der Übergangszeit bis zum 01.01.2028

Für das Ausstellen von Rechnungen gibt es Übergangsfristen.

Aber auch hier ist zu bedenken, dass der aktuelle Vorrang der Papierrechnung zugunsten der E-Rechnung gedreht worden ist.

Ab dem 01.01.2028 muss jedes Unternehmen definitiv Rechnungen nur noch als E-Rechnung ausstellen und dem Leistungsempfänger übermitteln.

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung wird aber durch Übergangsregelungen begleitet:

So gilt grundsätzlich, dass für Umsätze, die zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, weiterhin mit einer „sonstigen Rechnung‘ abgerechnet werden können, selbst wenn eigentlich verpflichtend eine E-Rechnung erstellt werden müsste (S 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dies aber nur, wenn die Rechnung dann auch bis zum 31.12.2026 übermittelt wird.

Für kleinere Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (hier 2026) nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, wird diese Ausnahmeregelung für Umsätze, die in der Zeit zwischen dem 1.1.2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, bis zum 31.12.2027 verlängert (8 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG).

Grundsätzlich gilt, dass im gesamten Übergangszeitraum eine „sonstige Rechnung“ (das wird hauptsächlich Rechnungen im PDF-Format betreffen) nur mit Zustimmung des Leistungsempfängers übermittelt werden dürfen.

Keine Zustimmung ist für die Abrechnung auf Papier notwendig.

 

Auch Aufbewahrung muss bedacht werden

Der strukturierte Teil der E-Rechnung, also das XML File, ist immer der führende Teil bei einer E-Rechnung. Dieser strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Hier sind die Ansprüche der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu beachten.

In jedem Fall muss eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung sichergestellt sein.

Soweit separat versandte Dokumente für die Besteuerung relevant sind, müssen diese ebenfalls in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

 

Visualisierung für den menschlichen Bearbeiter

Im Gegensatz zur Papier- und PDF-Rechnung ist die X-Rechnung nicht ohne weiteres lesbar, so dass schon jetzt überlegt werden sollte, wie zukünftig die Sachbearbeiter und Mitarbeitenden der Buchführungsabteilung diese Rechnungen lesen, prüfen und sachlich richtig zeichnen können.

Deswegen ist es wichtig, dass eine Möglichkeit geschaffen wird, X-Rechnungen in ein übersichtliches, menschenlesbares Format umzuwandeln, also zu „visualisieren“, damit der zuständige Sachbearbeiter oder Chef sie wie eine heutige Rechnung lesen und kontrollieren kann.

Sprechen Sie hierzu frühzeitig den Hersteller Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres CRM- oder DRM-Systems an!

Damit Sie am Stichtag nicht von XML-Dateien überrascht werden, die Sie in Ihrem System gar nicht darstellen können…

 

DESH arbeitet für Sie an Lösungen

Auch die Firma DESH Datenservice bereitet sich intensiv auf das Thema E-Rechnung vor.

Unsere Software, die wir zur Digitalisierung der Eingangspost, zum Beispiel von Hausverwaltungen und Organisationen, einsetzen, befindet sich derzeit in der Entwicklung, so dass wir ab dem 01.01.2025 die dann geforderten Formate auch für unsere Kunden empfangen, verarbeiten und liefern können.