Die Herausforderung in der Immobilienwirtschaft: Dokumentenflut, Zeitmangel und Fachkräftemangel

Schluss mit der Zettelwirtschaft. Wir digitalisieren, klassifizieren und kontieren die Eingangspost Ihrer Immobilienverwaltung – vollautomatisch, DSGVO- und rechtssicher.

Täglich landen hunderte Dokumente, sei es digital per Email oder noch als Papierdokument, in Ihrer Hausverwaltung: Handwerkerrechnungen Gutschriften, Rechnungen von Energieversorgern, Versicherungsschreiben, Grundbesitzabgaben, Prüfberichte, Waschgeldabrechnungen oder Lohnunterlagen.

Die manuelle Bearbeitung und Erfassung bindet wertvolle Ressourcen, ist fehleranfällig und verzögert wichtige Prozesse. Es ist schlicht ein teurer, ineffizienter Prozess für die weitere digitale Nutzung der Daten.

Unsere Lösung: Wir übernehmen das komplette Handling Ihrer Eingangspost – von der KI-gestützten Analyse bis zur perfekt aufbereiteten Schnittstellendatei für Ihr ERP-System.

Effizient und kostengünstig gelingt Ihnen mit uns der Schritt in die digitalen Prozesse, die gerade mit der künftigen digitalen E-Rechnung immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Unser Prozess: KI-gestützte Belegerfassung mit menschlicher Qualitätskontrolle

Wir kombinieren modernste Technologie mit menschlicher Expertise, um eine Datenqualität zu liefern, auf die sich Ihre Hausverwaltung verlassen kann.

1. Multichannel-Empfang

Egal über welchen Weg Dokumente Sie erreichen: Wir verarbeiten klassische gescannte PDFs ebenso wie moderne digitale Formate (E-Rechnungen, ZUGFeRD, X-Rechnung).

2. Intelligente KI-Analyse & Klassifizierung

Unsere KI-gestützte Texterkennung (OCR) identifiziert beim Eingang sofort, um welche Dokumentenart es sich handelt:

  • Eingangsrechnungen & Gutschriften
  • Grundbesitzabgaben & Versicherungsschreiben
  • Waschgeldabrechnungen & Lohnunterlagen
  • Allgemeiner Schriftverkehr

3. „Human-in-the-Loop“ Qualitätssicherung

Künstliche Intelligenz ist schnell, aber wir setzen auf absolute Sicherheit und Qualität der Daten. Geschulte Erfasser prüfen die Ergebnisse und korrigieren bei Bedarf manuell nach. So erzielen wir eine Fehlerquote nahe Null.

4. Nahtlose Datenübergabe an Ihr ERP

Sie erhalten von uns eine fertige Schnittstellendatei mit allen relevanten Metadaten für das buchungskonforme Einlesen:

  • Objekt- & Lieferantennummern
  • Kontierungsvorschläge
  • Netto-, Bruttobeträge & MwSt.
  • HNDL-Daten und mehr

Kompatibel mit Ihrer Hausverwalter-Software

Unser Service ist systemunabhängig und lässt sich nahtlos in jede gängige DMS-, Archiv- oder ERP-Softwareumgebung der Wohnungswirtschaft integrieren. Wir bestücken unter anderem Schnittstellen zu:

  • d.velop
  • WOWIPort
  • HausPerfekt
  • Sowie jede andere Software via XML oder API-Anbindung.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Enorme Zeitersparnis: Ihr Team wird von repetitiver Dateneingabe befreit und gewinnt Zeit für die aktive Objektbetreuung.
  • Mögliche Reduktion von Personalkosten: Mühsame, personalintensive Zuordnungen zum Objekt oder Lieferanten entfallen durch die digitalen Prozesse was weniger Personal erforderlich macht.
  • Höchste Datenqualität: Minimale Fehlerquote durch die Kombination aus KI und menschlicher Endkontrolle.
  • Rechtssicherheit & DSGVO: Volle Unterstützung von E-Rechnungs-Standards (GoBD-konform) und sichere Datenverarbeitung in Deutschland.
  • Skalierbarkeit: Unser Service wächst mit Ihrem Verwaltungsbestand – egal ob 500 oder 50.000 Einheiten.
  • Schnelle Durchlaufzeiten: Die digitalisierte Post steht Ihnen meist schon am nächsten Arbeitstag zur Verfügung.
  • Messbare Kostenersparnis: Effizientere Prozesse senken Ihre administrativen Kosten pro Wohneinheit

Bereit für die digitale Transformation Ihrer Hausverwaltung?

Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir Ihren Posteingang optimieren und Ihre Prozesse beschleunigen können.

Nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch!

 

Was können wir sonst noch für Sie tun?