Woran man bei der Planung und Durchführung von Werbe- und Gewinnspielkampagnen denken sollte

Bei der Konzeptionierung von Gewinnspielen, Kundenbindungsprogrammen oder Marketingkampagnen stehen in der Regel die strategischen Aspekte im Vordergrund. Dazu zählen zum Beispiel die Definition klarer Ziele, die Festlegung der Zielgruppe oder der Kampagnenzeitraum. Besonders wichtig ist eine fundierte Budgetplanung, die die Kosten für Gewinne, Druck und Werbung berücksichtigt.

Ein weiterer Fokus liegt auf den kreativen Aspekten, das heißt auf der ansprechenden Gestaltung der Kampagne. Design, Kundenansprache und Werbewirkung werden mit großem Aufwand entwickelt, um maximale Aufmerksamkeit und Beteiligung der Zielgruppe zu erzielen.

Vernachlässigter Erfolgsfaktor, der richtig Kosten sparen kann: Der Responsebeleg

Ein entscheidender Aspekt wird jedoch in vielen Fällen unzureichend berücksichtigt: was soll mit der ausgefüllten Gewinnspielkarte oder dem Antragsformular oder dem Bestellschein passieren, den die Teilnehmenden ausfüllen und zurücksenden?

Irgendwie müssen die Teilnehmerdaten ja auch in ein IT-System kommen – sei es, um den Gewinner eines Gewinnspiels zu ziehen, sei es, um bestelltes Infomaterial zuzusenden oder um die Teilnehmer als Kunden in eine Datenbank aufzunehmen.

Dieser Vorgang kann richtig Geld kosten und das Budget Ihrer Kampagne belasten – wenn Sie im Vorfeld nicht daran denken, was danach mit den Daten geschehen und wie diese in ein IT-System zur Verarbeitung kommen sollen.

Vorher schon an nachher denken

Denn oft sind die Responsekarten, die die Teilnehmenden ausfüllen sollen, ungünstig gestaltet, das heißt unstrukturiert aufgebaut, weil die kreativen Köpfe und Kampagnenschöpfer den „technischen“ Aspekt – die abschließende Datenerfassung – einfach nicht im Blick hatten.

Was nützt es, wenn Ihre Kampagne sehr gut ankommt und Sie bergeweise Antwortkarten zurückbekommen, es aber das Budget sprengt, diese Kundendaten in guter Qualität in das IT-System zu bekommen und zu nutzen?

Diese Fehler können teuer werden und die erfolgreichste Kampagne ruinieren

Ein klassischer Fehler bei der Gestaltung:

Die Kunden müssen ihre Daten, zum Beispiel ihre Adresse, auf einfachen Linien eintragen – ohne eine klare Führung ihrer Handschrift oder Optimierungen für eine automatisierte Weiterverarbeitung.

„Automatisierung“ in der Datenerfassung bedeutet aber, dass die handschriftlichen Eintragungen im Vorfeld durch Texterkennung oder KI-gestützt ausgewertet werden können und im besten Fall eine geschulte menschliche Datenerfasserin nur noch das nachkorrigiert, wo die Texterkennung oder die KI an ihre Grenzen stoßen.

Ihr Beleg sieht dann zwar super aus und spricht die Zielgruppe an, wirtschaftlich kann die Kampagne dann aber trotzdem zum Problem werden, wenn die gewonnenen Daten danach nicht kostengünstig ausgewertet werden können.

Denn diese scheinbar kleine Nachlässigkeit hat erhebliche Auswirkungen auf die nachgelagerte Datenerfassung.

Auswirkungen auf die Erfassungskosten

Ein Layout, das die Datenerfassung nicht im Blick hatte, führt zu:

  • erhöhtem manuellen Erfassungsaufwand, da viel mehr händisch abgetippt werden muss
  • höherem Korrekturbedarf bei unleserlichen oder uneinheitlichen Einträgen
  • sinkender Datenqualität, da aus Kostengründen dann auf eine professionelle Datenerfassung verzichtet wird und eine Aushilfe oder ein Azubi die Daten mühsam in Excel eintippen – ohne Qualitätssicherung, Adressbestände oder Vornamensdatenbanken, die ein erfahrener Datenerfasser zur Unterstützung nutzt
  • steigenden Kosten in der Datenverarbeitung, denn die Datenerfassung ohne maschinelle Unterstützung dauert länger und Zeit ist Geld

Gerade vor dem Hintergrund, dass freiwillig gegebene Kundendaten einen zentralen Wert für zukünftige Marketingmaßnahmen darstellen, ist eine effiziente und fehlerarme Erfassung von großer Bedeutung.

Bedeutung eines optimierten Beleglayouts

Ein gut gestalteter Responsebeleg ist ein wesentlicher Hebel zur Senkung der Erfassungskosten und dient der Steigerung der Qualität. Bereits in der Planungsphase sollte daher großer Wert auf ein durchdachtes Layout gelegt werden, das nicht nur ein schickes Design, sondern auch eine effiziente Datenerfassung im Fokus hat.

Wichtige Kriterien sind dabei:

  • Strukturierte Datenfelder: Klare Felder und Vorgaben führen den Nutzer gezielt durch die Eingabe – so füllt nicht jeder die Felder anders aus und es kommt zu keinen Missverständnissen, welche Informationen an welcher Stelle eingetragen werden sollen
  • Einsatz von Datenkämmen: Vorgegebene Einzelkästchen pro Zeichen verbessern die Lesbarkeit und maschinelle Erkennung – die Ausfüllenden werden dadurch motiviert, deutlich und in Druckbuchstaben zu schreiben
  • Optimierte Farbgestaltung: Spezifische Farben können die automatische Texterkennung (OCR/ICR) unterstützen
  • Standardisierung der Eingaben: Einheitliche Formate reduzieren Fehler und Nachbearbeitungsaufwand

 

Flyer von Desh Datenservice

Die Do’s und Dont’s der Beleggestaltung

So lassen Sie die Datenerfassung nicht zum größten Kostentreiber der Kampagne werden, sondern zu einem Gewinn

Ein auf maschinelle Verarbeitung ausgelegter Responsebeleg ermöglicht:

  • eine weitgehend automatisierte Datenerfassung
  • geringeren manuellen Nachbearbeitungsaufwand
  • deutlich reduzierte Prozesskosten
  • eine schnellere Datenerfassung und damit eine schnellere Kundenansprache

Damit trägt das Beleglayout direkt maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit der gesamten Kampagne bei.

Fazit

Neben kreativen und strategischen Aspekten sollte die Planung von Kampagnen stets auch die spätere Datenerfassung berücksichtigen. Ein professionell gestalteter Responsebeleg ist kein nebensächliches Detail, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für effiziente Prozesse und niedrige Erfassungskosten.

Sie wollen mehr dazu erfahren?

Dann sprechen Sie uns an, denn hier können Ihnen mit mehr als 30 Jahre Erfahrung bei der Digitalisierung Ihres geplanten Gewinnspiels oder Mailings oder auch bei anders gelagerten Kampagnen helfen.

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Fordern Sie auch gerne unseren Flyer „Datengold“ an, wenn Sie mehr über Belegoptimierung wissen wollen.

 

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