KI-Nutzung in Unternehmen: Zwischen Hoffnung, Veränderung und gesundem Menschenverstand

Künstliche Intelligenz – kurz KI – ist heute in aller Munde. Sie wird häufig als Heilbringer für Organisation, Arbeitsabläufe und Kostensenkung gesehen. Bei Kunden hört man nicht selten den Satz: „Das macht doch alles die KI.“

Tatsächlich bietet KI Unternehmen enorme Chancen. Sie kann Prozesse unterstützen, Informationen schneller verarbeiten, Texte und Dokumente erstellen, Abläufe vereinfachen und bei der Digitalisierung helfen. Gleichzeitig entsteht aber die Gefahr, von KI mehr zu erwarten, als sie tatsächlich leisten kann.

Die große Hoffnung: KI erledigt die Arbeit

Viele Unternehmen verbinden mit KI die Hoffnung, dass sich Arbeit, wie die Digitalisierung von Dokumenten, von der Texterkennung über die Klassifizierung bis hin zum Einbuchen in die eigene Buchhaltung, zukünftig weitgehend automatisch und „wie von Geisterhand“ selbst erledigt.

Besonders bei steigenden Kosten und zunehmendem Fachkräftemangel erscheint die KI als zentrale Möglichkeit, effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen.

Dabei wird jedoch häufig eine entscheidende Frage übersehen:

Sind die bestehenden Prozesse überhaupt sinnvoll organisiert?

Denn KI kann einen schlechten oder unklaren Prozess nicht automatisch in einen guten Prozess verwandeln.

Was vor der Einführung von KI nicht zusammenpasste, passt auch mit KI nicht automatisch zusammen.

Wenn Zuständigkeiten unklar sind, Informationen fehlen oder Arbeitsschritte unnötig kompliziert aufgebaut sind, wird KI diese organisatorischen Probleme nicht einfach beseitigen. Sie kann sie im besten Fall sichtbar machen oder dabei helfen, Lösungen zu entwickeln.

KI löst keine organisatorischen Probleme

KI kann unterstützen – aber sie ersetzt keine gute Organisation.

Auch bei Arbeitsabläufen gilt: KI löst nicht automatisch die Probleme, die bereits vorher bestanden haben.

Ein Unternehmen sollte deshalb nicht das Pferd von hinten aufzäumen und mit Fragen wie

„Wie können wir diese Tätigkeit einfach durch KI ersetzen lassen?“ beginnen.

Sinnvoller ist aus unserer Sicht die Frage:

„Wie arbeiten wir heute – und was davon können wir im Arbeitsablauf bzw. Prozess besser machen?“

Erst wenn Prozesse verstanden und sinnvoll strukturiert sind, kann KI ihr Potenzial wirklich entfalten.

Ansonsten besteht die Gefahr, dass Unternehmen lediglich bestehende Schwächen digitalisieren.

KI kann nicht alles „von selbst“

Immer wieder begegnet man in Gesprächen der Vorstellung, „heutzutage kann man doch alles mit KI machen“. Hierbei wird oft geglaubt, man setzt einfach KI ein und diese kann dann „von selbst“ die gewünschten Aufgaben erledigen – ohne, dass ein Mensch noch Hand anlegen muss.

Dass man der KI aber genau beibringen muss, was sie können soll, wie sie arbeiten soll und was ihre Aufgabe ist, wird vollkommen unterschätzt. Eine KI „von der Stange“, die keine Vorgaben bekommt, wird zwangsläufig zu schlechten Ergebnissen führen.

Ein Beispiel ist die Digitalisierung von Dokumenten. Natürlich kann man KI einsetzen, um Eingangsrechnungen als solche zu klassifizieren und den Inhalt auszulesen, die enthaltenen Informationen auszuwerten und in eine Datei zu schreiben, die in das eigene Datenbanksystem importiert werden kann.

Dass man diese KI aber zuvor trainieren und ihr genau zeigen muss, was man von ihr erwartet, von der zeichengenauen Texterkennung bis hin zu den Informationen, die einem wichtig sind – und denen, die nicht relevant sind-, wird im ersten Schritt nicht realisiert. Und so ist die Enttäuschung groß, wenn das „Wundermittel KI“ schlecht arbeitet und nicht die gewünschten Ergebnisse bringt.

Vor der sinnvollen Nutzung von KI steht also nicht nur der Prozess, sondern auch das Training, das Anlernen und immer wieder das Finetuning, um am Ende eine maßgeschneiderte Lösung für das eigene Unternehmen zu bekommen.

Nur dann kann KI ein sinnvoller Baustein sein, der auch den erhofften Nutzen im Unternehmen schafft.

Die Angst vor Veränderung

Neben der großen Hoffnung auf Einsparungen gibt es auch eine andere Seite: KI macht vielen Menschen Angst.

Mitarbeiter fragen sich, ob ihre Arbeit zukünftig noch gebraucht wird. Unternehmen fragen sich, welche Aufgaben automatisiert werden können. Manche Menschen warten deshalb ab und hoffen, dass KI irgendwann ihre persönlichen Probleme bei der Arbeit löst.

Doch Abwarten ist keine Strategie.

Die Arbeitswelt verändert sich. KI wird in vielen Bereichen zu einem festen Bestandteil von Organisation und Prozessen werden. Die Augen davor zu verschließen, bringt deshalb wenig und kann sogar dazu führen, dass Unternehmen wichtige Entwicklungen und Innovationen verpassen.

KI braucht klare Grenzen

So wichtig KI für die Zukunft sein wird, so wichtig sind klare Regeln und Grenzen.

Nicht jede Aufgabe sollte an eine KI übertragen werden. Nicht jede Information gehört in ein KI-System. Und nicht jede Entscheidung sollte automatisiert getroffen werden.

Unternehmen brauchen deshalb klare Strukturen:

  • Wo kann und darf KI eingesetzt werden?
  • Welche Aufgaben kann und darf KI übernehmen?
  • Welche Entscheidungen bleiben beim Menschen?
  • Welche Daten dürfen verarbeitet werden?
  • Wer kontrolliert die Ergebnisse?
  • Wie wird mit Fehlern umgegangen?
  • Wer übernimmt die Verantwortung für die Ergebnisse und Entscheidungen der KI?

KI benötigt also nicht weniger Führung und Organisation, sondern zunächst mehr Klarheit.

KI ersetzt kein Nachdenken

Ein besonders wichtiger Punkt wird bei der Diskussion über KI häufig vergessen:

KI ersetzt kein eigenes Denken.

Die Qualität einer KI-Lösung hängt wesentlich davon ab, mit welchen Informationen und Aufgabenstellung sie trainiert und eingestellt wird und vor allem wie kritisch die Ergebnisse anschließend geprüft und hinterfragt werden.

Wer jedes Ergebnis einer KI ungeprüft übernimmt, gibt einen Teil seiner Verantwortung ab.

Deshalb braucht die Nutzung von KI vor allem eines: gesunden Menschenverstand.

KI sollte kritisch hinterfragt werden. Ergebnisse müssen geprüft, eingeordnet und gegebenenfalls korrigiert werden. Gleichzeitig kann genau diese Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI zu neuen und kreativen Lösungen führen.

Der Mensch stellt die richtigen Fragen, bewertet die Ergebnisse und entscheidet, was tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Mensch und KI statt Mensch oder KI

Die Diskussion sollte deshalb nicht ausschließlich darum gehen, ob KI Menschen ersetzt.

Viel interessanter ist die Frage:

Wie können Mensch und KI sinnvoll zusammenarbeiten?

Es wird auch in Zukunft viele Tätigkeiten geben, die nicht einfach durch KI erledigt werden können. Gerade manuelle, haptische und praktische Arbeiten wie z. B. stoffliches Sortieren von Gegenständen, benötigen weiterhin echte Menschen.

KI kann planen, analysieren, formulieren oder unterstützen. Einen Gegenstand montieren, eine Maschine vor Ort reparieren oder eine praktische Tätigkeit ausführen, kann sie nicht in jedem Fall übernehmen.

Die Zukunft der Arbeit wird deshalb niemals ausschließlich aus KI bestehen. Vielmehr wird es darum gehen, die jeweiligen Stärken sinnvoll miteinander zu verbinden.

KI erfordert klare Strukturen

Damit KI im Unternehmen einen echten Nutzen bringt, müssen Prozesse und Verantwortlichkeiten klar definiert sein.

Ein Unternehmen sollte sich zunächst mit seinen eigenen Abläufen beschäftigen:

Was machen wir? Warum machen wir es? Wer ist verantwortlich? Wo entstehen Wartezeiten, Fehler oder unnötige Kosten?

Erst danach sollte geprüft werden, an welchen Stellen KI sinnvoll unterstützen kann.

So wird KI nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug für bessere Prozesse.

An KI führt kein Weg vorbei

Fest steht: In der modernen Arbeitswelt wird langfristig kaum ein Weg an KI-basierter Unterstützung für Prozesse und Organisation vorbeiführen.

Unternehmen, die sich vollständig gegen diese Entwicklung stellen, riskieren, den Anschluss zu verlieren. Gleichzeitig wäre es genauso falsch, KI als universelle Lösung für sämtliche Probleme zu betrachten.

Die entscheidende Kompetenz wird deshalb darin liegen, KI sinnvoll, kritisch und zielgerichtet einzusetzen.

Nicht die Unternehmen werden erfolgreich sein, die einfach möglichst viel KI einsetzen.

Erfolgreich werden vielmehr diejenigen sein, die verstehen, wo KI einen echten Mehrwert schafft.

Fazit: KI mit kritischem Auge einsetzen

KI bietet Unternehmen große Chancen. Sie kann bei der Digitalisierung von Prozessen unterstützen, Arbeitsabläufe vereinfachen, bei der Beleggestaltung helfen und dadurch einen Beitrag zur angestrebten Kostenoptimierung leisten.

Doch KI ist kein Ersatz für Organisation, klare Prozesse und menschliches Denken.

Was vor KI nicht zusammenpasste, passt auch mit KI nicht automatisch zusammen.

Deshalb sollte KI mit einem kritischen Auge eingesetzt werden. Unternehmen brauchen klare Strukturen, definierte Grenzen und Mitarbeiter, die bereit sind, die Ergebnisse der KI zu hinterfragen.

Der größte Mehrwert entsteht dort, wo menschlicher Sachverstand und künstliche Intelligenz zusammenarbeiten.

KI ist damit weder der alleinige Heilbringer noch eine Bedrohung, der man sich verschließen sollte. Sie ist vor allem eines: ein leistungsfähiges Werkzeug, dessen Nutzen davon abhängt, wie sinnvoll wir es einsetzen.

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