Die Herausforderung in der Immobilienwirtschaft: Dokumentenflut, Zeitmangel und Fachkräftemangel

Schluss mit der Zettelwirtschaft. Wir digitalisieren, klassifizieren und kontieren die Eingangspost Ihrer Immobilienverwaltung – vollautomatisch, rechtssicher und nahtlos kompatibel mit Ihren bestehenden Systemen wie WOWIPort und d.velop.

Täglich landen hunderte Dokumente, sei es digital per Email oder noch als Papierdokument, in Ihrer Hausverwaltung: Handwerkerrechnungen Gutschriften, Rechnungen von Energieversorgern, Versicherungsschreiben, Grundbesitzabgaben, Prüfberichte, Waschgeldabrechnungen oder Lohnunterlagen.

Die manuelle Bearbeitung und Erfassung bindet wertvolle Ressourcen, ist fehleranfällig und verzögert wichtige Prozesse. Es ist schlicht ein teurer, ineffizienter Prozess für die weitere digitale Nutzung der Daten.

Unsere Lösung: Wir übernehmen das komplette Handling Ihrer Eingangspost – von der KI-gestützten Analyse bis zur kompletten Übergabe der Daten mittels API Schnittstelle nach WOWIPort und d.velop.

Effizient und kostengünstig gelingt Ihnen mit uns der Schritt in die digitalen Prozesse, die gerade mit der künftigen digitalen E-Rechnung immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Unser Prozess: KI-gestützte Belegerfassung mit menschlicher Qualitätskontrolle

Wir kombinieren modernste Technologie mit menschlicher Expertise, um eine Datenqualität zu liefern, auf die sich Ihre Hausverwaltung verlassen kann.

1. Multichannel-Empfang

Egal über welchen Weg Dokumente Sie erreichen: Wir verarbeiten klassische gescannte PDFs ebenso wie moderne digitale Formate (E-Rechnungen, ZUGFeRD, X-Rechnung).

2. Intelligente KI-Analyse & Klassifizierung

Unsere KI-gestützte Texterkennung (OCR) identifiziert beim Eingang sofort, um welche Dokumentenart es sich handelt:

  • Eingangsrechnungen & Gutschriften
  • Grundbesitzabgaben & Versicherungsschreiben
  • Waschgeldabrechnungen & Lohnunterlagen
  • Allgemeiner Schriftverkehr

3. „Human-in-the-Loop“ Qualitätssicherung

Künstliche Intelligenz ist schnell, aber wir setzen auf absolute Sicherheit und Qualität der Daten. Geschulte Erfasser prüfen die Ergebnisse und korrigieren bei Bedarf manuell nach. So erzielen wir eine fehlerfreie Übergabe an Ihre Systeme.

4. Nahtlose Datenübergabe an Ihr ERP

Sie erhalten von uns kein ungeordnetes Datenpaket, sondern eine perfekt strukturierte Schnittstellendatei:

  • Für WOWIPort: Bereit für den direkten Import in Ihre Rechnungsverarbeitung und Mieter-/Eigentümerakten.
  • Für d.velop: Automatisch richtig verschlagwortet, sodass Workflows und digitale Aktenstrukturen sofort getriggert werden.
  • (Auch offen für HausPerfekt und andere gängige ERP-Systeme via XML/API).

Die Schnittstellendatei enthält alle relevanten Metadaten für das buchungskonforme Einlesen:

  • Objekt- & Lieferantennummern
  • Kontierungsvorschläge
  • Netto-, Bruttobeträge & MwSt.
  • HNDL-Daten und mehr

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Keine Systembrüche: Nutzen Sie die volle Power von WOWIPort und d.velop, ohne Ihre Mitarbeiter mit Datenpflege zu belasten.
  • Enorme Zeitersparnis: Die Post steht meist schon am nächsten Arbeitstag digital und vorkontiert im System bereit.
  • Mögliche Reduktion von Personalkosten: Mühsame, personalintensive Zuordnungen zum Objekt oder Lieferanten entfallen durch die digitalen Prozesse was weniger Personal erforderlich macht.
  • Höchste Datenqualität: Minimale Fehlerquote durch die Kombination aus KI und menschlicher Endkontrolle.
  • Rechtssicherheit & DSGVO: Volle Unterstützung von E-Rechnungs-Standards (GoBD-konform) und sichere Datenverarbeitung in Deutschland.
  • Skalierbarkeit: Unser Service wächst mit Ihrem Verwaltungsbestand – egal ob 500 oder 50.000 Einheiten.
  • Schnelle Durchlaufzeiten: Die digitalisierte Post steht Ihnen meist schon am nächsten Arbeitstag zur Verfügung.
  • Messbare Kostenersparnis: Effizientere Prozesse senken Ihre administrativen Kosten pro Wohneinheit.

Bereit für die digitale Transformation Ihrer Hausverwaltung?

Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir die Schnittstelle zu Ihrem WOWIPort- oder d.velop-System einrichten können.

Nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch!

 

Was können wir sonst noch für Sie tun?